Kembali ke Artikel
Reimburse adalah sistem yang tidak asing lagi bagi para pekerja di suatu perusahaan. Pada beberapa situasi, ketika karyawan melakukan perjalanan bisnis, mereka harus mengeluarkan dana darurat pribadi. Nah, maka dari itu Anda perlu mengajukan reimbursement.
Namun, bagi Anda yang masih akan masuk dalam dunia industri atau baru menjadi karyawan, mungkin belum memahami tentang pengertian dan bagaimana cara mengajukan sistem reimburse dengan benar. Untuk itu, yuk simak pembahasannya berikut ini.
Apa itu Reimburse
Secara umum reimbursement atau reimburse adalah sebuah sistem dimana perusahaan membayar kembali uang atau dana pribadi karyawan yang sebelumnya digunakan untuk kepentingan perusahaan. Penggantian biaya biasanya terkait dengan perjalanan bisnis, termasuk di antaranya biaya makan, transportasi, penginapan, dan sebagainya.
Dengan kata lain, reimburse artinya tindakan mengembalikan sejumlah uang kepada seseorang untuk dana yang sebelumnya ia gunakan. Akan tetapi tidak semua dana dapat dimasukan ke dalam kategori reimburse. Perusahaan hanya akan mengganti dana dengan syarat yakni merupakan kepentingan perusahaan serta memiliki bukti pembayaran.
Jenis-Jenis Reimburse
Umumnya jenis reimburse yang biasa digunakan sebagai pengganti keperluan perusahaan dibagi menjadi tiga. Penjelasan mengenai jenis reimburse adalah sebagai berikut.
1. Taxes
Reimburse adalah hal umum yang biasa digunakan dalam proses pembayaran pajak kepada pemerintah. Sebagian besar pajak pendapatan akan dipotong sebelum gaji diberikan. Apabila karyawan ternyata sudah membayarkan pajak, maka mereka dapat mengajukan pengembalian uang menggunakan sistem reimburse.
2. Legal
Selanjutnya adalah jenis reimburse untuk sektor hukum, biasanya disebut tunjangan reimbursement. Dalam sektor ini, hakim mengungkapkan bahwa reimburse adalah suatu pembayaran sebagai pengganti waktu dan uang yang diinvestasikan pada prospek dan pertumbuhan keuangan.
3. Insurance
Istilah reimburse adalah istilah umum dalam dunia asuransi. Saat pemegang polis asuransi kesehatan memerlukan tindakan medis darurat, seringkali tidak ada waktu untuk menghubungi perusahaan asuransi, sehingga biaya perawatan harus ditanggung sendiri.
Jika demikian, mereka dapat mengajukan penggantian kepada perusahaan asuransi menggunakan sistem reimburse.
Apa Saja yang Bisa Diklaim Reimburse
Anda perlu tahu bahwa tindakan mengklaim reimburse adalah hak Anda sebagai karyawan. Dan hal ini akan menjadi kewajiban Anda untuk membayarnya apabila Anda sebagai pemilik perusahaan.
Namun dari berbagai kategori pengeluaran tidak semua bisa Anda reimburse. Setiap perusahaan memiliki kebijakan dan kewajiban berbeda beda mengenai sistem tersebut.
Secara umum, pengeluaran yang menggunakan sistem reimburse adalah:
1. Biaya Perjalanan Bisnis
Adapun biaya reimburse yang harus dikeluarkan oleh perusahaan ialah terkait biaya perjalanan bisnis keluar kota ataupun keluar negeri. Biaya ini meliputi biaya visa, tiket transportasi, sewa kendaraan operasional selama perjalanan bisnis, penginapan, parker, bahan bakar kendaraan, makan selama perjalanan bisnis, dan sebagainya.
Bila tempat perusahaan Anda menggunakan sistem reimburse, pastikan bukti pembayaran atau dokumen tersimpan rapi agar mudah untuk melakukan klaim.
2. Biaya Operasional Bisnis
Dari sekian banyaknya biaya operasional bisnis di dalam sebuah perusahaan, tidak semua dapat diklaim menggunakan sistem reimburse, melainkan hanya ada beberapa jenis yang dianggap berkaitan dengan kepentingan perusahaan.
Contohnya jika Anda mengeluarkan uang pribadi untuk pembayaran perlengkapan kantor, menggunakan pulsa pribadi untuk menghubungi klien, atau menyewa tempat meeting.
3. Biaya Kesehatan
Biaya kesehatan merupakan salah satu biaya reimburse yang bisa Anda ajukan, namun untuk hal ini perusahaan tentu memiliki kebijakan tersendiri dalam melakukan prosesnya.
Beberapa perusahaan biasanya menggunakan tunjangan BPJS sebagai biaya kesehatan karyawan, dan pembayarannya pun tidak dilakukan menggunakan reimburse melainkan membantu membayar iuran BPJS tiap bulannya.
Cara Mengajukan Reimburse ke Perusahaan
Sebelum mengajukan reimbursement, ada beberapa hal penting yang harus Anda perhatikan.
1. Persiapkan Persyaratan yang Dibutuhkan
Pertama Anda harus mempersiapkan dokumen atau data pendukung, biasanya berupa bukti pembayaran, invoice dan lain sebagainya. Pastikan juga dokumen tersebut merupakan dokumen asli dan bukan salinan. Oleh sebab itu, sebaiknya simpan bukti pembayaran dengan rapi guna mempermudah proses pencariannya.
2. Ajukan Reimbursement Secepatnya
Tidak berlama-lama saat mengajukan reimburse adalah tips penting berikutnya. Sebisa mungkin jangan menunda-nunda ketika perusahaan sudah menetapkan batas waktu pengajuan. Selain agar memenuhi deadline yang telah ditetapkan, hal tersebut juga dapat meminimalisir risiko hilangnya bukti pembayaran.
3. Pahami Prosedur Pengajuannya
Yang perlu Anda pahami sebelum melakukan reimburse adalah memahami syarat dan prosedur dalam perusahaan tersebut. Dengan membaca dan memahami apa saja syarat dan prosedur sebelum melakukan pengajuan akan menjadikan proses reimbursement Anda lebih cepat dipenuhi oleh perusahaan.
4. Periksa Apa Saja yang Perlu Diajukan
Melakukan pengecekan ulang sebelum melakukan reimburse adalah cara penting yang tidak boleh dilewatkan. Hitunglah seluruh jumlah, jangan sampai melakukan multiple reimburse atau pembayaran yang tidak ada sangkut pautnya dengan perusahaan maupun sebaliknya.
5. Hitung Penggantian Uang Apakah Sudah Sesuai
Nah, yang perlu Anda lakukan setelah proses pengajuan reimburse adalah menghitung kembali jumlah uang pemberian perusahaan. Apabila kurang dari pengajuan Anda dapat memintanya kembali kepada perusahaan dengan membawa bukti pembayaran yang ada.
Contoh Reimburse
Tentu saja setiap perusahaan memiliki cara dan gaya sendiri dalam membuat formulir reimbursement. Namun, ada beberapa elemen data yang wajib ada dalam setiap formulir tersebut. Berikut adalah beberapa contohnya.
Contoh reimburse 1
https://drive.google.com/file/d/1_OVDIaKO-TJ0IRutV2JNkovgYRxfN4C8/view?usp=sharing
Contoh reimburse 2
https://drive.google.com/file/d/1N05b8YB1oJmhMVfOy5puCAAnJSDiR21H/view?usp=sharing
Sekian pembahasan terkait apa itu reimburse sekaligus bagaimana cara mengajukannya pada perusahaan dengan benar. Semoga informasi ini bermanfaat dan jangan lupa simak informasi terkait keuangan lebih lanjut di OCBC NISP!
