Apa Itu Purchasing? Pengertian, Tugas, dan Alur Kerjanya

Dalam suatu perusahaan, divisi purchasing adalah salah satu bagian yang bertanggung jawab terkait proses pengadaan barang dan jasa.

Manajemen purchasing artinya pengelolaan seluruh proses yang terkait dengan pengadaan tersebut, mulai dari perencanaan sampai pemantauan persediaan.

Hal tersebut menjadi elemen penting untuk memastikan kesuksesan dan kelancaran operasional bisnis.

Lantas, apa saja yang perlu diperhatikan dalam proses purchasing dan bagaimana prosesnya? Yuk, simak penjelasan lengkapnya di ulasan berikut ini.

Apa Itu Purchasing?

Purchasing adalah aktivitas pembelian atau pengadaan barang dan jasa yang digunakan untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan.

Hal tersebut mencakup seluruh aktivitas bisnis, mulai dari proses produksi sampai distribusi. Peran divisi purchasing adalah memastikan bahwa setiap kegiatan operasional dapat berjalan lancar dan sesuai rencana melalui barang atau jasa yang tersedia.

Dalam proses produksi, tugas purchasing adalah memastikan bahan baku berkualitas tersedia dan alat-alat yang dibutuhkan juga berfungsi baik.

Tidak hanya itu, tanggung jawab purchasing juga mencakup pengadaan yang dilakukan telah sesuai dengan rencana anggaran dan kondisi keuangan perusahaan.

Oleh karena itu, staf purchasing harus melakukan identifikasi dan analisis dengan baik untuk mencatat kebutuhan dan menganalisis tingkat prioritasnya.

Pasalnya, setiap keputusan pembelian harus didasarkan pada sejumlah pertimbangan, seperti sumber daya manusia, alokasi, dan pendanaan.

Tugas Divisi Purchasing

Divisi purchasing adalah bagian krusial dalam memastikan kelancaran operasional bisnis.

Beberapa tugas penting dari seorang staf purchasing adalah sebagai berikut:

Membuat perencanaan daftar kebutuhan barang atau jasa dari setiap divisi di perusahaan.
Melakukan kategorisasi pembelian, apakah pembelian jangka panjang, bulanan, atau just in time.
Analisis total cost of ownership.
Membuat susunan daftar vendor potensial.
Mengajukan pembelian kepada pihak manajemen.
Menghubungi pihak supplier untuk memperoleh penawaran harga.
Menganalisis dan memilih penawaran yang paling menguntungkan.
Melakukan negosiasi terhadap penawaran yang diberikan.
Membuat dokumen pemesanan atau Purchase Order untuk pihak vendor.
Mengecek kualitas atau quality control terhadap barang atau jasa yang dikirimkan.
Menyimpan semua dokumen terkait proses pengadaan.
Berkoordinasi dengan tim gudah untuk proses penyimpanan barang.
Berkoordinasi dengan tim keuangan untuk melakukan proses pembayaran.

Proses Kerja Purchasing

Alur kerja purchasing adalah tahapan krusial yang harus diperhatikan di setiap prosesnya. Artinya, staf purchasing perlu menerapkannya dengan hati-hati dan pertimbangan.

Berikut adalah proses alur kerja dari staf purchasing, mulai dari perencanaan sampai negosiasi.

1. Perencanaan

Tahap awal dalam purchasing adalah perencanaan yang mencakup proses identifikasi kebutuhan barang atau jasa apa yang dibutuhkan.

Proses ini membutuhkan banyak koordinasi dengan beberapa pihak, seperti divisi terkait yang membutuhkan barang atau jasa, tim keuangan, dan pihak manajemen.

Tim purchasing juga perlu melakukan evaluasi kebutuhan perusahaan, termasuk aspek seperti jumlah, kualitas, dan spesifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan.

Selain itu, staf purchasing perlu mempertimbangkan anggaran yang tersedia untuk memastikan bahwa pengadaan berada dalam batas biaya yang telah ditetapkan.

Perencanaan yang baik membantu perusahaan menghindari pemborosan sumber daya dan memastikan bahwa pengadaan dapat mendukung operasional perusahaan secara efektif.

Staf purchasing dapat menggunakan analisis Total Cost of Ownership (TCO) untuk membandingkan sejumlah opsi berdasarkan rincian biaya pada setiap opsi tersebut.

2. Memilih Vendor Terpercaya

Memilih vendor atau pemasok yang dapat dipercaya merupakan langkah krusial dalam proses purchasing.

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan meliputi reputasi vendor, pengalaman, catatan kerja sama sebelumnya, serta kualitas produk atau layanan yang ditawarkan.

Vendor yang memiliki rekam jejak yang baik dalam hal kualitas, pengiriman tepat waktu, dan layanan pelanggan yang memuaskan lebih mungkin menjadi pilihan yang tepat.

Selain itu, kepatuhan vendor terhadap standar etika bisnis dan regulasi juga perlu diperhatikan.

Hal yang tidak kalah penting dalam pemilihan vendor untuk purchasing adalah lokasi. Pasalnya, vendor yang lokasinya terlalu jauh tentu akan menambah biaya pengiriman.

3. Melakukan Penawaran

Tahap ini melibatkan pengajuan permintaan penawaran kepada vendor yang telah dipilih.

Staf purchasing perlu menyusun rincian spesifik tentang barang atau jasa yang dibutuhkan, termasuk jumlah, spesifikasi teknis, persyaratan kualitas, serta tanggal pengiriman.

Vendor kemudian memberikan penawaran mereka, yang mencakup harga, syarat pembayaran, garansi, dan kondisi pengiriman.

Proses ini memungkinkan perbandingan antara penawaran dari beberapa vendor untuk memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan dan anggaran perusahaan.

4. Negosiasi

Tahapan negosiasi dalam purchasing adalah upaya mencapai kesepakatan yang menguntungkan dengan vendor.

Tujuan dari negosiasi adalah mencapai kesepakatan yang memenuhi kebutuhan perusahaan sambil mencoba meminimalkan biaya seefektif mungkin.

Proses negosiasi memungkinkan staf purchasing untuk mengklarifikasi ketentuan-ketentuan kontrak dan memastikan bahwa kedua belah pihak (perusahaan dan vendor) memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang diharapkan dari kesepakatan tersebut.

Keahlian yang Dibutuhkan Tim Purchasing

Divisi purchasing adalah salah satu bagian vital untuk kelancaran operasional bisnis. Oleh karena itu, staf purchasing harus memenuhi sejumlah standar kemampuan.

Berikut adalah beberapa keahlian penting yang harus dimiliki oleh staf purchasing:

Negosiasi

Keahlian negosiasi sangat penting bagi staf purchasing, khususnya saat proses kerja sama dengan vendor.

Mereka harus mampu bernegosiasi dengan pemasok untuk mendapatkan harga terbaik dan persyaratan yang menguntungkan perusahaan.

Kemampuan untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan adalah kunci dalam menjalankan tugas purchasing.

Kemampuan Problem Solving

Dalam konteks pekerjaan staf purchasing, masalah bisa muncul kapan saja, mulai dari keterlambatan pengiriman hingga perubahan persyaratan pesanan.

Staf purchasing perlu memiliki kemampuan problem-solving yang baik untuk mengatasi masalah ini dengan cepat dan efektif, sehingga operasional bisnis tidak terganggu.

Memahami Dokumen Kontrak

Staf purchasing harus memahami dengan baik dokumen kontrak yang digunakan dalam transaksi pembelian.

Hal tersebut mencakup pemahaman tentang syarat-syarat pembayaran, persyaratan pengiriman, garansi, dan aspek-aspek hukum lainnya.

Kekeliruan dalam memahami dokumen kontrak bisa berakibat serius sehingga kejelasan dalam hal ini sangat penting.

Memahami Mekanisme Pembelian

Tidak hanya memahami dokumen kontrak, mengetahui hal-hal yang berkaitan dengan mekanisme pembelian para purchasing adalah krusial.

Proses tersebut mencakup cara membuat pesanan, persetujuan yang diperlukan, dan langkah-langkah yang harus diikuti dalam siklus pembelian.

Memahami mekanisme ini membantu menghindari kesalahan dan memastikan proses pembelian berjalan lancar sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Itulah pembahasan tentang apa itu purchasing beserta alur kerja dan tugasnya yang penting untuk diperhatikan.

Pada intinya, staf purchasing memegang peranan penting dalam perusahaan dan berhubungan dengan banyak divisi lainnya.

Berbicara tentang pengadaan barang atau jasa dalam bisnis, OCBC NISP menawarkan sejumlah produk untuk membantu ekspansi bisnis.

Solusi yang ditawarkan oleh Ekspansi Bisnis bersama OCBC NISP mencakup pembiayaan modal usaha, supply chain, pengumpulan modal melalui Capital & Equity Market, dan kemudahan mengecek trade loan.

Jadi, tunggu apa lagi? Rencanakan kesuksesan bisnis bersama OCBC NISP!