Apa Itu Kwitansi: Definisi, Fungsi, Format dan Contohnya

Kwitansi adalah bukti transaksi keuangan dalam kegiatan ekonomi berbentuk selembar kertas dengan materai yang dijamin oleh hukum.

Dokumen tersebut umumnya digunakan oleh pengusaha ketika membeli atau membayar barang dagangan dalam jumlah besar.

Lantas, apa itu kwitansi dan bagaimana cara membuatnya? Yuk simak informasi selengkapnya di bawah ini.

Apa Itu Kwitansi?

Kwitansi adalah alat bukti transaksi yang memudahkan pencatatan informasi arus kas suatu bisnis atau perusahaan.

Berbentuk sebuah dokumen, format kwitansi meliputi lambang atau kop perusahaan, nama penjual sekaligus pembeli, nominal uang transaksi dalam huruf dan angka, tujuan transaksi, materai serta tanda tangan dari kedua belah pihak sebagai bukti hukum.

Umum digunakan dalam kegiatan jual beli barang dagang dalam jumlah besar, kwitansi adalah elemen penting untuk mencegah kesalahan pencatatan biaya. Hal ini didasarkan banyaknya masalah terkait pembayaran yang terjadi pada suatu bisnis.

Dalam penggunaannya, jenis-jenis kwitansi adalah sebagai berikut:

Kwitansi Pembayaran
Kwitansi Bukti Transaksi Produk
Kwitansi Cash Receipt
Kwitansi Transfer Uang

Fungsi Kwitansi

Bukan hanya sebagai bukti pembayaran, kwitansi adalah hasil kerjasama adil dan kesepakatan antara pengusaha. Maka dari itu, dokumen berikut penting untuk disimpan.

Agar lebih memahami apa saja fungsi kwitansi, berikut ulasannya:

1. Bukti Terlaksananya Pembayaran

Peran pokok kwitansi adalah sebagai bukti terlaksananya pembayaran dalam bentuk tunai maupun cicilan. Dokumen berikut memiliki legalitas di mata hukum.

Apabila ada kesalahpahaman yang berujung pada gugatan antara penjual dan pembeli, maka peran kwitansi adalah sebagai bukti konkrit dalam persidangan.

Selain berfungsi di persidangan, kwitansi adalah alat yang memvalidasi komplain penjual atau pembeli terkait nominal pembayaran. Misalnya, seorang pelanggan meminta ganti rugi atas suatu produk, maka dokumen berikut perlu disertakan.

2. Memudahkan Pencatatan Kas Perusahaan

Telah dibahas sekilas, kwitansi adalah implementasi sistem pencatatan arus kas dalam bentuk selembar kertas. Adanya dokumen berikut memudahkan perusahaan untuk meninjau riwayat transaksi keluar masuk uang selama periode tertentu.

3. Membantu Audit Keuangan Perusahaan

Fungsi kwitansi selanjutnya yaitu menjadi penyelamat bagian audit keuangan perusahaan dalam memverifikasi kebenaran transaksi finansial.

Hal ini berkaitan dengan bentuk kwitansi yang umumnya disimpan oleh penjual dan pembeli sehingga pihak audit dapat mencocokkan barang apa saja yang benar terjual serta berapa jumlah pendapatan di kas.

4. Dokumen untuk Mendapatkan Garansi Barang

Karena merupakan bukti riwayat pembelanjaan, fungsi lain dari kwitansi adalah untuk mengklaim garansi barang.

Umumnya, beberapa barang memiliki jaminan garansi yang dapat digunakan jika terjadi kerusakan barang atau bahkan ketidakcocokan jenis produk.

Ciri-ciri Kwitansi

Memiliki ragam jenis yang memiliki fungsi berbeda-beda, penjual atau pembeli wajib mengetahui ciri-ciri kwitansi dengan rinci agar tidak salah dalam penggunaannya.

Ciri-ciri umum kwitansi adalah memiliki 2 bagian yaitu sisi atas dan bawah, memiliki informasi transaksi yang rinci, mempunyai salinan di setiap lembarnya serta dapat berbentuk kertas maupun digital.

Pada bagian bawah biasanya tertera nama penerima uang dan penyetor. Lalu, pada bagian isi akan dicantumkan informasi tentang nomor kwitansi, identitas pembeli, nominal transaksi dalam bentuk angka serta huruf, tanggal sekaligus tempat transaksi juga tanda tangan.

Cara Membuat Kwitansi Pembayaran

Sebenarnya, membuat kwitansi adalah hal mudah. Namun, dalam pembuatannya, Anda harus memperhatikan dengan detail setiap informasi yang tercantum.

Selain itu, bentuk kwitansi juga wajib terlihat resmi karena merupakan dokumen berlandaskan hukum. Maksudnya, sertakan logo atau kop serta nama perusahaan pada bagian atas sehingga identitas penerima dan pembeli jelas.

Untuk informasi lebih lanjut tentang cara membuat kwitansi pembayaran, berikut beberapa aspek penting yang dapat dicantumkan:

1. Nomor

Pada bagian paling atas kwitansi adalah nomor yang disesuaikan dengan format buku masing-masing bisnis atau perusahaan. Letaknya bisa di sebelah kanan atau kiri.

Nomor berfungsi untuk mencatat urutan pengeluaran dari catatan kas perusahaan serta mencegah terjadinya pemalsuan transaksi pembelian atau pembayaran barang.

2. Identitas Perusahaan

Dalam kwitansi, identitas perusahan bisa berbentuk nama, logo atau kop bahkan stempel. Adanya beberapa atribut berikut bertujuan untuk membuktikan bahwa transaksi dilaksanakan secara adil, valid, dan berada di bawah kewenangan bisnis.

3. Nama

Dilakukan oleh pembeli dan penjual, maka sudah sewajarnya nama kedua belah pihak tersebut tertera pada lembar kwitansi.

Perlu diperhatikan bahwa nama yang tercantum pada kwitansi adalah lengkap dan asli. Penulisan identitas diri wajib ditulis dengan ejaan yang benar sehingga informasi valid.

4. Informasi Tanggal

Berfungsi sebagai catatan riwayat transaksi, dalam bagian kwitansi juga terdapat tanggal pelaksanaan pembayaran atau pembelian.

Bukan hanya tanggal, pihak pemberi kwitansi perlu menyertakan bulan dan tahun sehingga menghasilkan informasi yang jelas dan dipercaya

5. Jenis dan Tujuan Pembelian Produk

Umumnya, pada kwitansi pembayaran, akan ada data tentang jenis, jumlah, dan tujuan pembelian produk. Hal ini dicantumkan untuk mencegah adanya komplain terkait kuantitas atau kualitas barang di masa mendatang serta melakukan klaim garansi.

6. Nominal Biaya

Data yang paling penting dalam kwitansi adalah nominal biaya transaksi. Untuk informasi berikut, pihak penyetor perlu mencantumkan jumlah berbentuk angka dan kalimat. Penulisan berikut dilakukan guna memperjelas besaran pembayaran.

7. Materai

Sebagai aspek berlegalitas hukum, materai terdapat di bagian bawah kwitansi. Sehubungan dengan nilai yang sering digunakan, umumnya, suatu perusahaan akan mencantumkan cap Rp10.000.

8. Tanda Tangan

Setelah materai ditempel, maka cara membuat kwitansi pembayaran terakhir adalah menandatangani dokumen. Dilakukan oleh pembeli dan penjual pada bagian bawah, dokumen berikut sah menjadi bukti hukum.

Contoh Kwitansi

Kini, Sobat OCBC telah mengetahui bagaimana cara membuat kwitansi pembayaran. Namun, untuk memudahkan pemahaman, contoh bentuk dokumen berikut perlu dicantumkan agar Anda dapat mengaplikasikan fungsinya dengan baik.

Sehubungan dengan itu, berikut contoh kwitansi yang umum digunakan oleh pengusaha:

Sumber: Pinterest.com

Sederhananya, kwitansi adalah dokumen yang berisikan informasi tentang nominal tunai dari transaksi keuangan antar orang. Meskipun hanya berbentuk lembaran kertas, bukti ini mengacu pada dasar hukum dan dilindungi olehnya.

Demikian penjelasan lengkap tentang apa itu kwitansi serta fungsi, contoh dan cara membuatnya. Semoga informasi ini bermanfaat dan jangan lupa untuk terus ikuti artikel menarik tentang bisnis lainnya hanya di OCBC NISP. Sampai jumpa!

Referensi