Lead Time: Pengertian, Jenis, Komponen, dan Cara Menghitung

Istilah lead time adalah sebutan yang banyak digunakan untuk menilai pelayanan pelanggan. Tidak heran jika kata ini sering dijumpai dalam bisnis, khususnya dalam proses memenuhi permintaan pelanggan.

Lead time adalah indikator penting yang sering tidak diperhatikan para pelaku bisnis. Padahal, memahami konsep lead time adalah salah satu cara untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan loyalitasnya.

Artikel ini akan membahas lebih lengkap tentang apa itu lead time dan cara menghitungnya untuk mengoptimalkan pelayanan bisnis kepada pelanggan. Yuk, simak penjelasan lengkapnya sampai akhir, ya!

**Apa Itu Lead Time?**

Apa yang dimaksud dengan lead time adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan serangkaian proses, mulai dari inisiasi sampai penyelesaiannya. Penggunaan istilah lead time dapat ditemui dalam beberapa konteks, yaitu dari sisi supplier dan konsumen.

Serangkaian proses selama lead time sudah mencakup waktu pengerjaan (value added) dan waktu pemborosan (non-value added) yang di dalamnya termasuk proses menunggu (waiting) dan hambatan (delay).

Lead time adalah komponen penting dalam bisnis. Dari sisi konsumen, lead time adalah indikator yang berkaitan erat dengan potensi pembelian kembali (reorder). Artinya, semakin rendah lead time, maka semakin besar potensi konsumen melakukan pembelian ulang.

Dalam konteks tersebut, lead time adalah waktu mulai dari pemesanan produk oleh konsumen sampai produk tersebut diterima. Proses ini disebut dengan the order to deliver cycle.

Dari sisi supplier, lead time yang terlalu lama tentu akan mengurangi efisiensi dan meningkatkan pemborosan. Pasalnya, semakin tinggi waktu tunggu, maka semakin banyak sumber daya yang dikeluarkan. Oleh karena itu, lead time adalah indikator yang menentukan kesuksesan dari sebuah proses.

Jenis-Jenis Lead Time

Dalam implementasinya, terdapat beberapa jenis lead time yang sering dijumpai. Beberapa jenis lead time adalah sebagai berikut:

a. Customer Lead Time

Customer lead time adalah durasi waktu mulai dari proses pemesanan produk oleh konsumen sampai pihak produsen mengonfirmasi pesanan tersebut.

b. Material Lead Time

Jumlah waktu yang diperlukan perusahaan untuk memesan bahan-bahan dari pemasok sampai adanya konfirmasi ketersediaan bahan.

c. Production Lead Time

Total waktu yang dibutuhkan untuk membuat produk mulai dari tersedianya bahan-bahan sampai pengiriman produk ke konsumen.

d. Cumulative Lead Time

Cumulative lead time adalah total waktu akumulasi dari material lead time sampai production lead time. Dengan kata lain, cumulative lead time adalah durasi waktu mulai dari konfirmasi produk oleh produsen sampai pengiriman ke konsumen.

Komponen Lead Time

Memahami apa saja komponen lead time adalah hal krusial untuk memastikan bisnis dapat berjalan lancar. Terdapat enam komponen penyusun lead time dengan fungsinya yang saling melengkapi satu sama lain. Berikut penjelasan lengkapnya:

1. Waktu Pra-Proses

Waktu pemrosesan awal atau pra-proses adalah total waktu yang dibutuhkan untuk mengumpulkan seluruh pesanan, menerima permintaan untuk pengisian ulang atau restock, dan perencanaan untuk memenuhi pesanan.

2. Waktu Proses

Waktu proses adalah alokasi waktu yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk memproses produk dari permintaan konsumen setelah mengonfirmasi pesanannya.

3. Waktu Tunggu

Waktu tunggu mengacu pada rentang waktu saat proses pengadaan suatu barang sampai aktivitas produksinya dimulai.

4. Waktu Pengiriman

Sesuai namanya, waktu pengiriman adalah waktu yang dibutuhkan untuk memindahkan barang produksi dari perusahaan ke tangan konsumen.

5. Waktu Inspeksi

Pada komponen ini, konsumen menggunakan waktu inspeksi untuk memeriksa barang yang diterima dari perusahaan, baik secara kualitas maupun kelengkapannya. Waktu ini juga biasanya masuk ke dalam penanganan keluhan konsumen.

6. Waktu Penyimpanan

Waktu penyimpanan mengacu pada rentang waktu untuk sebuah barang disimpan di dalam tempat penyimpanan atau gudang.

Fungsi Lead Time

Dalam keseluruhan rangkaian aktivitas bisnis, terdapat beberapa fungsi lead time yang signifikan. Berikut beberapa di antaranya:

Fungsi lead time adalah menjadi parameter yang mengukur tingkat kepuasan pelanggan terkait durasi pemesanan. Pasalnya, setiap pelanggan tentu menginginkan barangnya datang secepat mungkin.
Lead time adalah indikator penting untuk menandakan terpenuhinya jumlah inventaris di berbagai titik dalam keseluruhan rangkaian rantai pasokan. Apabila bisnis kurang memperhatikan lead time, maka berpotensi menyebabkan inventaris dalam rantai pasokan di beberapa titik akan tertahan.
Menjadi tolak ukur manajemen pengendalian inventaris (warehouse management). Pasalnya, lead time dapat meminimalisir kerugian dalam penjualan karena pesanan pelanggan diterima dengan cepat.

Cara Menghitung Lead Time

Prinsip dari cara menghitung lead time adalah mengacu pada jumlah pemesanan bahan yang sesuai. Berikut adalah rumus cara menghitung lead time:

Re-order Point = Lead Time x Rata-Rata Penggunaan Harian

Keterangan:

Re-order Point = Titik pemesanan ulang
Lead Time = Waktu tunggu

Nah, untuk membantu Sobat OCBC memahami rumus tersebut, berikut adalah contoh lead time:

Misalnya, sebuah perusahaan A yang memproduksi lampu duduk membutuhkan bahan kaca dari pemasok untuk proses produksinya. Lead time yang dibutuhkan untuk memproduksi barang tersebut adalah 1 minggu atau 7 hari.

Setiap satu gelombang produksi, perusahaan A membutuhkan sekitar 1.500 unit. Dari kondisi ini, re-order point dapat diketahui dengan menggunakan rumus lead time, yaitu:

Re-order Point = 7 x 1.500 = 10.500

Kesimpulan dari perhitungan tersebut bahwa perusahaan A membutuhkan bahan kaca sebanyak 10.500 unit untuk satu kali produksi. Apabila perusahaan dapat memperpendek lead time, maka akan semakin banyak waktu tersedia untuk proses lainnya.

Tips Mengurangi Lead Time

Lantas, bagaimana cara mengurangi lead time untuk meningkatkan efisiensi bisnis dan kegiatan operasionalnya. Berikut penjelasannya:

1. Menggunakan Sumber atau Pemasok Lokal

Memanfaatkan pemasok atau sumber daya lokal dapat secara signifikan mengurangi lead time. Dengan jarak yang lebih dekat, waktu yang diperlukan untuk pengiriman barang atau pelayanan bisa lebih singkat.

2. Mengubah atau Memperbaiki Metode Pengiriman

Meningkatkan efisiensi metode pengiriman adalah cara lain untuk mengurangi lead time. Memilih metode pengiriman yang lebih cepat atau efisien dapat mempersingkat waktu pengiriman secara signifikan.

3. Mengurangi Aktivitas yang Tidak Menambah Nilai

Identifikasi dan eliminasi aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah dalam proses produksi atau penyediaan layanan. Dengan melakukan analisis value stream, perusahaan dapat menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu, seperti proses yang tidak efisien atau menunggu, sehingga memangkas lead time.

4. Otomatisasi Proses

Lead time juga dapat dikurangi secara signifikan dengan melakukan otomatisasi proses-produksi atau operasional. Penggunaan teknologi otomatisasi dapat mempercepat proses-proses yang sebelumnya memakan waktu, mengurangi keterlambatan, dan memberikan respon lebih cepat terhadap permintaan pelanggan.

5. Integrasi secara Vertikal

Integrasi vertikal dapat dilakukan dengan penggabungan proses dari dua pemasok atau tahapan produksi perusahaan ke dalam satu entitas yang terpadu.

Misalnya, ketika suatu perusahaan sebelumnya memproduksi dan merakit komponen di lokasi yang berbeda, integrasi vertikal dapat terjadi dengan mengkonsolidasikan kedua proses tersebut di satu tempat.

Itulah pembahasan tentang lead time beserta komponen, fungsi, dan cara menghitungnya. Pada dasarnya, lead time adalah komponen penting bisnis dalam memberikan pelayanan yang optimal kepada pelanggan.

Dengan mengurangi lead time seoptimal mungkin, pelanggan mendapatkan permintaannya secara efisien. Hal tersebut juga tentu berdampak positif pada bisnis dengan potensi meningkatnya loyalitas pelanggan.

Selain mengoptimalkan proses pelayanan kepada pelanggan, Sobat OCBC tentu membutuhkan layanan efektif dan mudah untuk memantau transaksi bisnis. Dengan begitu, aktivitas bisnis juga dapat berjalan lebih optimal.

Berkaitan dengan hal tersebut, Bank OCBC menawarkan layanan OCBC Business untuk membantu para pelaku bisnis, termasuk UMKM dalam memudahkan proses transaksi.

Melalui layanan OCBC Business, Sobat OCBC dapat menikmati berbagai fitur transaksi perbankan melalui web maupun smartphone. Hal tersebut akan memudahkan proses otorisasi dan transaksi bisnis.

Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, rencanakan pengelolaan transaksi keuangan bisnis bersama Bank OCBC!