Account Payable: Pengertian, Tugas, dan Tanggung Jawabnya

Dalam dunia akuntansi, account payable adalah istilah yang digunakan ketika perusahaan memutuskan untuk memenuhi kebutuhannya dengan menggunakan kredit. Dengan kata lain, istilah account payable mengacu ada utang yang harus dibayar perusahaan.

Selain account payable, terdapat juga istilah account receivable yang mengacu pada laporan piutang usaha atau catatan utang dari pihak lain. Memahami apa itu account payable dan cara mengelolanya penting untuk menjaga hubungan baik dengan pihak pemberi pinjaman.

Artikel ini akan membahas lebih lengkap tentang apa itu account payable beserta perbedaannya dengan account receivable. Yuk, simak penjelasan lengkapnya di ulasan berikut ini.

Apa Itu Account Payable?

Account payable adalah istilah yang merujuk pada kewajiban atau utang perusahaan kepada pihak lain atas pembelian barang atau jasa. Catatan ini akan masuk ke dalam neraca keuangan sebagai nominal yang harus dibayarkan kepada pemasok atau kreditur atas barang atau layanan yang telah diterima namun belum dibayar.

Karena tergolong ke dalam utang, pencatatan account payable terletak di sebelah kanan laporan neraca bagian liabilitas. Perlu diketahui bahwa utang merupakan bagian penting dari siklus keuangan perusahaan dan harus dibayar sebelum jatuh tempo sesuai dengan perjanjian atau persyaratan yang telah disepakati.

Tugas Account Payable Staff

Dalam prosesnya, account payable adalah bagian tersendiri dalam perusahaan di mana seseorang bertugas untuk mengelola utang perusahaan. Beberapa tugas dari staf account payable adalah:

1. Berkoordinasi dengan Bagian Supply Chain

Pada umumnya, aktivitas pembelian dalam perusahaan akan melibatkan banyak pihak, mulai dari bagian produksi, warehouse, penjualan, vendor, dan pembelian. Dalam hal ini, tugas account payable staff adalah berkoordinasi dengan setiap pihak supply chain untuk menghindari miskomunikasi.

Koordinasi tersebut untuk mengecek apakah pembelian sudah sesuai rencana, baik dalam hal jumlah, kualitas, jenis, dan merek. Selain itu, tugas staf account payable adalah memastikan barang yang dibeli diterima di warehouse dalam keadaan baik.

2. Analisis Aktivitas Pembelian

Tugas account payable berikutnya adalah evaluasi dan pengecekan terhadap dokumen-dokumen terkait transaksi pembelian. Tidak jarang masih ada kesalahan dalam pencatatan pembelian barang atau jasa akibat kesalahan pencatatan atau faktor lainnya.

Oleh karena itu, staf account payable adalah pihak yang bertugas untuk memastikan tidak ada kesalahan pencatatan dan keakuratan faktur terhadap pesanan. Hal tersebut mencakup jumlah barang atau layanan yang dipesan, syarat-syarat pembayaran, dan kesesuaian dengan kebijakan perusahaan.

Baca juga: Apa Itu Purchasing? Pengertian, Tugas, dan Alur Kerjanya

3. Melakukan Pembayaran

Setelah pembelian sudah disepakati, maka tugas staf account payable adalah melakukan pembayaran kepada pemasok atau vendor. Terdapat tiga jenis pembayaran yang biasanya diterapkan oleh staf account payable, yaitu Cash After Delivery, Cash Before Delivery, dan pembayaran dua tahap (DP dan pelunasan).

4. Menyusun Laporan dan Neraca Pembelian

Tugas lainnya dari seorang staf account payable adalah menyusun laporan keuangan terkait keuangan perusahaan. Mereka harus memastikan bahwa catatan transaksi pembelian tersimpan secara rapi dan akurat.

Laporan-laporan masuk ke dalam neraca keuangan perusahaan dan memberikan gambaran jelas mengenai utang perusahaan serta status pembayaran yang sudah dilakukan.

5. Koordinasi dengan Staf Terkait

Koordinasi dengan staf terkait seperti akuntan, bagian keuangan, atau departemen lainnya juga menjadi bagian dari tugas account payable staff. Mereka harus berkomunikasi dengan berbagai bagian internal untuk memastikan bahwa data keuangan yang terkait dengan utang perusahaan berjalan lancar dan tepat waktu.

Tanggung Jawab Account Payable Staff

Selain beberapa tugas account payable staff di atas, terdapat beberapa tanggung jawab yang juga harus dipenuhi, yaitu:

• Memastikan dan mengawasi arus kas perusahaan berjalan normal dan seimbang.
• Merapikan dokumen arsip perusahaan yang berhubungan dengan pembelian atau pengadaan barang perusahaan serta melakukan pengecekan rutin.
• Memastikan bahwa setiap kegiatan pembelian telah didokumentasikan dalam wujud laporan atau pencatatan.
• Bertanggung jawab atas proses pembayaran yang menjadi kewajiban perusahaan. Hal tersebut mencakup proses diskusi bersama vendor untuk meraih kesepakatan terbaik bagi kedua belah pihak.

Perbedaan Account Payable dan Account Receivable

Account payable dan account receivable adalah dua bagian penting dalam manajemen keuangan suatu perusahaan yang berkaitan dengan dua arus keuangan berbeda. Lantas, apa saja perbedaan account payable dan account receivable?

Dari definisinya, account payable adalah kewajiban atau utang yang dimiliki oleh perusahaan kepada pihak lain, biasanya kepada pemasok atau vendor, sebagai hasil dari pembelian barang atau layanan.

Sebaliknya, account receivable mengacu pada piutang perusahaan, di mana pihak lain memiliki utang yang harus dibayarkan kepada perusahaan sebelum jatuh tempo.

Itulah pembahasan tentang account payable beserta tugas dan tanggung jawab dari individu yang memiliki jabatan di posisi tersebut. Pada intinya, account payable adalah indikator utang yang harus dibayarkan perusahaan atas sebuah pembelian barang atau jasa.

Berbicara terkait pembelian barang atau jasa, Bank OCBC menawarkan layanan Ekspansi Bisnis bagi para pelaku bisnis dan korporasi.

Layanan ini memberikan kemudahan untuk pembiayaan atas tagihan pembelian (Distributor Financing) atau pembiayaan atas piutang (Supplier Financing). Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, rencanakan perkembangan bisnis bersama Bank OCBC.

Baca juga: Manajemen Utang: Solusi Efektif untuk Terlepas dari Utang