Kembali ke Artikel
Dalam melaksanakan kegiatan bisnis, purchase order adalah dokumen yang berperan penting berisi informasi tentang pemesanan material kepada pihak pemasok atau supplier.
PO atau purchase order adalah form yang digunakan penjual atau pengusaha untuk memesan barang sesuai dengan kuantitas yang ditetapkan perusahaan.
Pemesanan material yang dibutuhkan bisa dilakukan dengan lebih tertata menggunakan form PO yang mencakup informasi pembelian dengan jelas.
Adapun pemesanan dengan purchase order bisa memudahkan pelaku usaha dalam menyediakan barang untuk proses produksi, utamanya di tengah digitalisasi UMKM saat ini.
Baik pelaku usaha berskala kecil maupun besar, purchase order adalah sesuatu yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan proses produksi.
Maka dari itu, mari pahami pembahasan selengkapnya, termasuk fungsi dan contohnya, di bawah ini.
Apa itu Purchase Order?
Purchase order adalah form atau dokumen yang dibuat oleh pelaku usaha dalam melakukan pemesanan material kepada pemasok.
Dalam praktiknya, PO juga berperan sebagai kontrak yang mengikat antara penjual dan pemasok barang untuk kebutuhan produksi.
Data yang dicantumkan dalam purchase order sendiri meliputi harga, kuantitas, nomor, serta tanggal pemesanan.
Selain data-data tersebut, pelaku usaha bisa melengkapi rincian lain yang dapat membantu pencatatan laporan arus kas perusahaan pada periode tertentu.
Perlu diketahui bahwa purchase order adalah jenis form yang berbeda dengan faktur atau invoice.
PO biasanya diterbitkan pada awal pemesanan, sedangkan faktur akan diberikan ketika pemesanan selesai dilakukan.
Adapun isi dari faktur sendiri adalah tagihan yang dibuat berdasarkan informasi pemesanan barang dari purchase order.
Fungsi Purchase Order
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, purchase order adalah form yang diserahkan oleh pelaku usaha ketika melakukan pemesanan barang untuk keperluan produksi.
Selain peran utamanya sebagai form yang mencakup informasi pemesanan produksi, purchase order juga berperan sebagai:
1. Bukti pemesanan yang dimiliki oleh pelaku usaha.
2. Bentuk komitmen di antara pelaku usaha dan pemasok atau supplier.
3. Dokumen yang memuat informasi pemesanan secara rinci.
Berdasarkan peran-peran yang disebutkan di atas, terdapat beberapa fungsi purchase order yang bisa disimpulkan, yaitu:
1. Memastikan jumlah pemesanan barang sesuai dengan kebutuhan.
2. Menghindari kesalahan pemesanan produk berdasarkan kuantitas dan spesifikasinya.
3. Mencegah terjadinya kesalahan penghitungan biaya yang perlu dibayarkan.
4. Memberikan pemberitahuan kepada pemasok untuk menyediakan barang sesuai pesanan.
5. Membantu pengelola keuangan perusahaan menyiapkan anggaran.
6. Menghindari perselisihan hukum antara pelaku usaha dan pemasok.
7. Memudahkan pelacakan pesanan yang masuk bagi pemasok.
8. Menyederhanakan proses inventaris dan pengiriman barang.
9. Menjadi bukti sah yang bisa diberikan kepada bank, auditor, dan lembaga perpajakan.
Baca juga:Bukti Transaksi: Pengertian, Jenis, Macam dan Manfaatnya
Cara Membuat Purchase Order
Purchase order adalah dokumen yang dibuat untuk memenuhi kebutuhan pemesanan material sehingga dapat memudahkan proses pelaksanaannya bagi pihak pemesan dan pemasok.
Pembuatan purchase order tidak membutuhkan prosedur yang rumit. Adapun beberapa komponen yang perlu dicantumkan di dalam purchase order adalah:
- Nama barang atau material.
- Jumlah atau kuantitas barang.
- Harga per unit barang.
- Total harga barang sesuai pesanan.
- Besar PPn (Pajak Pertambahan Nilai).
- Nomor pesanan.
- Tanggal dibuatnya pemesanan dan jatuh tempo pembayaran.
- Kolom otorisasi.
Komponen-komponen di atas merupakan penyusun dokumen purchase order yang bisa dibuat dengan langkah-langkah berikut:
1. Mencantumkan nama perusahaan sebagai pemesan.
2. Menuliskan nama pemasok atau supplier dengan jelas.
3. Memasukkan detail barang yang dipesan, termasuk nama, merek, kuantitas, dan lainnya.
4. Menyebutkan bentuk barang dalam spesifikasi pemesanan.
5. Memasukkan data dalam bentuk tabel agar lebih mudah dimengerti.
6. Menambahkan detail pengiriman, termasuk waktu, metode, dan caranya.
7. Mencantumkan nomor pemesanan agar dokumen lebih mudah dicari.
Contoh Form Purchase Order
Setelah mengetahui cara membuat purchase order, Sobat OCBC perlu tahu contoh formnya secara sederhana. Berikut adalah contoh form purchase order yang bisa dijadikan acuan:
Perlu diketahui bahwa purchase order adalah dokumen yang bisa dimodifikasi berdasarkan keperluan pemesan atau pelaku usaha yang membutuhkan supply dari pemasok tertentu.
Sekian pembahasan seputar purchase order yang dapat membantu proses pemesanan barang untuk produksi menjadi lebih mudah.
Adanya purchase order dapat membuat pelaku usaha mengatur anggaran dan melakukan pemesanan dengan bukti transaksi yang mengikat secara hukum.
Agar dapat memastikan kegiatan operasional dan non operasional perusahaan berjalan dengan lancar, Sobat OCBC perlu memastikan pemenuhan kebutuhan lain di samping purchase order.
OCBC memahami bahwa setiap industri memiliki kebutuhan yang berbeda-beda. Oleh karena itu, OCBC mempersembahkan Solusi Spesifik Industri dengan layanan yang komprehensif sesuai dengan industri bisnis Sobat OCBC.
Jadi, mari dapatkan solusi bisnis khusus untuk perusahaan dari OCBC!
Baca juga:11 Usaha yang Menjanjikan di Masa Depan, Ini Dia Daftarnya!
