Apa itu Invoice? Fungsi, Jenis-Jenis, Cara Membuat, & Contoh

Pernahkah Anda berbelanja online dan mendapatkan sebuah bukti transaksi dari proses jual-beli tersebut? Jika iya, maka Anda telah mendapatkan sebuah invoice. Invoice artinya faktur atau bukti yang diberikan kepada pembeli saat proses jual-beli. Data yang tertera dalam dokumen tersebut dispesifikkan dalam satu transaksi itu saja.

Invoice adalah dokumen penting bagi penjual dan pembeli. Dokumen tersebut juga memiliki beberapa jenis yang bisa Anda pelajari dan terapkan. Apa saja itu? Bagaimana cara membuat invoice? Agar lebih paham, yuk simak penjelasannya hingga habis!

Apa itu invoice?

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, invoice adalah sebuah dokumen yang diterbitkan oleh penjual sebagai bukti transaksi dengan pembeli. Di dalamnya terdapat informasi faktual dan aktual terkait nama perusahaan, jenis barang apa saja yang dibeli, jumlah barang yang dibeli, harganya, tanggal transaksi, serta nomor invoice.

Nomor tersebut selalu dibutuhkan untuk membedakan satu transaksi dengan transaksi lainnya. Sebab, jika tertukar, arus keuangan dari penjual akan menjadi kacau dan tidak bisa diperiksa rekam jejaknya.

Jenis-jenis invoice

Nah, dalam dunia perniagaan, terdapat 3 jenis bukti transaksi tersebut yang perlu sobat OCBC NISP ketahui. Apa saja itu? Berikut penjelasannya:

1. Invoice Biasa/Konvensional
   Jenis bukti transaksi ini yang paling sering digunakan saat melakukan transaksi. Isi yang ditulis seputar informasi pembelian dalam satu transaksi tersebut.

2. Invoice Proforma
   Jenis ini adalah dokumen transaksi yang bersifat sementara. Jika sobat OCBC NISP berperan sebagai penjual, Anda bisa mengirimkan dokumen transaksi tersebut kepada pembeli sebelum mengirim seluruh barang pesanan.

   Barang yang dibeli dikirimkan secara berkala sesuai dengan perjanjian. Jika seluruh barang sudah sampai ke tangan pembeli, penjual bisa memberikan bukti transaksi biasa sebagai berkas penagihan serta bukti karena barang sudah diterima pembeli seluruhnya.

3. Invoice Konsuler
   Jenis ini adalah dokumen transaksi yang khusus dipergunakan untuk perniagaan internasional. Bukti transaksi ini dicetak dalam konteks yang spesifik.

   Jika sobat OCBC NISP berperan sebagai eksportir, Anda harus membubuhkan cap khusus sebagai tanda sah dan persetujuan dari perwakilan negara yang dituju. Sehingga, proses pembuatannya memerlukan waktu yang lebih lama dibanding bukti transaksi biasa.

Cara membuat invoice dan contoh invoice

Agar mampu menangkap gambaran yang jelas terkait invoice, berikut cara membuat invoice serta contoh invoice yang umumnya digunakan dalam transaksi online di platform marketplace:

1. Di bagian atas
   • Judul
     Anda perlu menamai dokumen tersebut sebagai invoice agar tidak tertukar dengan dokumen yang lain.
   • Nama marketplace/perusahaan
     Jika jual beli dilakukan dalam platform marketplace, biasanya akan tertera nama di bagian atas. Jika melakukan jual beli secara mandiri, Anda bisa membubuhkan nama perusahaan Anda.
   • Nomor invoice
     Pastikan tertera nomor invoice yang jelas dan informatif untuk perusahaan Anda. Format nomor bisa berbeda-beda, tergantung kebijakan perusahaan masing-masing.
   • Nama penjual
     Jika menggunakan platform marketplace, biasanya tertera nama penjual/toko di bagian atas. Jika Anda menjalankan jual beli secara mandiri, Anda bisa menuliskan nama sales yang menjual barang.
   • Tanggal transaksi
     Tanggal transaksi juga perlu dicantumkan agar setiap proses jual beli terekam jelas.
   • Tujuan pengiriman
     Jika terdapat kebutuhan untuk mengirimkan barang tersebut ke rumah penjual, cantumkan juga tujuan pengiriman yang berisi nama penerima serta alamat yang jelas.


2. Di bagian tengah
   • Nama produk
     Isi nama produk yang sudah dibeli di bagian tengah bukti transaksi.
   • Jumlah produk
     Tuliskan jumlah masing-masing produk secara teliti.
   • Berat
     Jika barang dikirimkan, tuliskan juga berat dari setiap barang yang dibeli.
   • Harga barang
     Tuliskan harga masing-masing barang, terutama jika produk yang dibeli lebih dari 1 jenis.
   • Harga subtotal produk
     Total semua harga barang dan masukkan ke dalam harga subtotal produk.


3. Di bagian bawah
   • Ongkos kirim
     Cantumkan ongkos kirim sesuai dengan berat barang dan tujuan pengiriman paket.
   • Biaya lain (jika ada)
     Jika terdapat biaya lain, seperti asuransi barang, maka Anda juga bisa mencantumkannya di bagian bawah.
   • Total pembayaran
     Terakhir, saat semua biaya sudah tertera jelas, Anda bisa menjumlah dan mencantumkan total pembayarannya.

Sebagai catatan tambahan, biasanya jika Anda berbisnis atau melakukan pembelian di platform marketplace, bukti transaksi akan dibuat oleh sistem secara otomatis. Namun, jika Anda berbisnis sendiri, maka Anda bisa menerapkan cara di atas.

3 Tips membuat invoice

Agar bukti transaksi yang dibuat lebih efektif, sobat OCBC NISP perlu memperhatikan 3 tips berikut ini:

1. Profesional
   Bukti transaksi yang dibuat harus terlihat profesional. Caranya dengan mencantumkan nama perusahaan yang jelas, nomor bukti transaksi, serta tanggal transaksinya.

2. Informatif dan faktual
   Di samping itu, invoice adalah bukti transaksi yang harus informatif dan faktual. Pastikan seluruh data transaksi sudah tercantum dan sesuai dengan fakta yang ada.

3. Aktual/Tepat waktu
   Terakhir, bukti transaksi yang dibuat harus tepat waktu. Misalkan, jika transaksi terjadi pada tanggal 1 Januari 2021, maka buktinya harus tersedia pada hari itu juga. Hal ini penting agar tidak ada yang terlupa dan semuanya terekam.

Nah, sekarang Anda sudah mengerti apa itu invoice. Anda juga telah memahami contoh invoice, cara membuat invoice, serta tips membuatnya. Baik menjadi penjual ataupun pembeli, pastikan untuk selalu memiliki bukti tersebut dalam setiap transaksi ya. Selamat berniaga!

Baca juga: