Apa itu E-Procurement? Ini Arti, Manfaat, dan Cara Kerjanya

1 Agt 2023

E-Procurement adalah suatu proses pengadaan jasa dan barang secara digital.

E-procurement adalah aspek penting yang diperlukan oleh perusahaan untuk membeli barang kebutuhan produksi secara lebih mudah.

Pasalnya, sistem e-procurement membuat pebisnis mampu membeli barang atau alat pendukung operasional perusahaan secara digital.

Dengan begitu, kegiatan produksi yang dilakukan perusahaan pun dapat berjalan lebih lancar.

Nah, untuk memahami lebih jauh tentang apa itu e-procurement, yuk simak artikel berikut ini!

Apa itu E-Procurement?

E-procurement adalah platform digital yang membantu perusahaan untuk membeli barang atau jasa secara online.

Layanan e-procurement ini memudahkan para pebisnis dalam menyediakan stok barang atau melengkapi kebutuhan operasionalnya tanpa harus melakukan pengadaan secara manual.

Pasalnya, platform tersebut menyediakan berbagai layanan pengadaan barang dan jasa, mulai dari tahap pengumuman tender, hingga pembayaran, yang dilakukan secara online.

Dengan begitu, para pebisnis dan produsen barang atau jasa pun bisa berinteraksi secara lebih efisien.

Itulah sebabnya, para pebisnis mulai meninggalkan sistem pengadaan manual, karena telah banyak contoh e-procurement yang bisa dimanfaatkan untuk pembelian barang atau jasa.

Di samping itu, para pebisnis juga berupaya untuk mengamankan stok barang agar usaha tetap berjalan lancar dengan melakukan pembelian kebutuhan operasional perusahaan melalui media digital.

Manfaat E-Procurement

Sistem e-procurement memiliki banyak manfaat yang bisa didapatkan oleh perusahaan dalam mengelola bisnisnya.

Adapun sederet manfaat e-procurement adalah sebagai berikut.

1. Memudahkan Proses Pemesanan Produk

Salah satu manfaat e-procurement adalah membantu memudahkan proses pemesanan produk atau kebutuhan operasional bisnis.

Pasalnya, seorang pebisnis tak perlu mendatangi lokasi pemesanan barang secara langsung, melainkan dilakukan lewat platform digital.

Dengan begitu, proses pemesanan barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan produksi pun bisa berjalan lebih lancar.

2. Proses Pembayaran ke Supplier Lebih Aman

Manfaat e-procurement selanjutnya adalah proses pembayaran pembelian barang ke supplier lebih aman.

Pasalnya, pebisnis dapat melakukan pembayaran secara digital, sehingga prosesnya pun bisa dilacak dengan lebih mudah.

Baca juga: 7 Prinsip Manajemen Keuangan dalam Pengelolaan Perusahaan

3. Meningkatkan Pengelolaan Stok Produk

Manfaat e-procurement berikutnya adalah bisa membantu meningkatkan pengelolaan stok barang perusahaan.

Sebab, pembelian barang secara digital bisa dilakukan lebih mudah, sehingga perusahaan dapat mencegah terjadinya kekurangan atau kehabisan stok produk.

Di samping itu, perusahaan juga dapat memprediksi permintaan serta mengatur pembelian produk sesuai dengan kebutuhan.

4. Membantu Mengontrol Anggaran Belanja

Manfaat e-procurement selanjutnya adalah membantu proses pengontrolan anggaran belanja perusahaan, sehingga arus kas pun juga bisa lebih aman.

Pasalnya, pembelian produk yang dilakukan secara online akan membantu suatu perusahaan untuk memantau dan memastikan pengeluarannya agar tidak melebihi batas.

5. Pembuatan Laporan Keuangan Lebih Mudah

Terakhir, manfaat e-procurement adalah membantu memudahkan proses penyusunan laporan keuangan perusahaan.

Pasalnya, setiap transaksi pembelian barang atau jasa dilakukan lewat media elektronik, sehingga bukti pembayarannya pun secara otomatis akan tersimpan dalam platform e-procurement.

Dengan begitu, pihak akuntan bisa mencatat laporan keuangan lebih mudah dan pengambilan keputusan pun juga dapat dilakukan secara tepat.

Cara Kerja E-Procurement

Cara kerja e-procurement memiliki beberapa tahapan yang harus diperhatikan oleh para pebisnis.

Adapun beberapa tahapan e-procurement adalah sebagai berikut.

1. Identifikasi Kebutuhan

Salah satu cara kerja e-procurement adalah melakukan identifikasi kebutuhan. Tahapan ini dilakukan dengan menentukan barang-barang apa saja yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan.

Identifikasi kebutuhan ini bisa dilakukan dalam database e-procurement, sehingga pebisnis dapat mengetahui gambaran terkait pembelian barang dan penentuan budget-nya secara lebih jelas.

Baca juga: Apa itu Manajemen Waralaba? Ini Bentuk dan Keuntungannya!

2. Proses Persetujuan

Cara kerja e-procurement berikutnya adalah proses persetujuan atau verifikasi terhadap supplier tempat pembelian barang.

Tahapan ini akan lebih mudah jika dilakukan secara digital, karena platform e-procurement dapat meneruskan proses verifikasi langsung ke pihak yang berwenang.

Dengan begitu, proses persetujuan pun bisa dilakukan secara lebih efisien.

3. Proses Pemesanan

Cara kerja e-procurement berikutnya adalah melakukan pemesanan barang yang bisa dilakukan secara otomatis.

Meski begitu, pebisnis perlu memeriksa barang yang hendak dibeli terlebih dahulu agar tidak terjadi kesalahan.

4. Proses Penelusuran

Cara kerja e-procurement selanjutnya adalah melakukan penelusuran. Dalam hal ini, pebisnis dapat melakukan pelacakan barang yang dibeli dan memeriksa setiap prosesnya.

Hal ini bisa dilakukan karena sistem e-procurement menyediakan layanan pemantauan data realtime dari supplier. Dengan begitu, risiko penipuan pun akan lebih berkurang.

5. Proses Pembayaran

Tahapan e-procurement selanjutnya adalah melakukan pembayaran. Tahapan ini juga bisa dilakukan secara digital, karena platform e-procurement telah dilengkapi dengan sistem accounting.

Dengan begitu, pihak pembeli dapat segera menerima invoice dari supplier lebih cepat dan sistem juga akan menyimpannya secara otomatis.

6. Penyusunan Laporan

Terakhir, cara kerja e-procurement adalah berkaitan dengan penyusunan laporan.

Pada dasarnya, e-procurement memudahkan para pebisnis dalam menyusun laporan, karena setiap transaksi telah tercatat oleh sistem.

Dengan begitu, pihak akuntan perusahaan bisa melakukan analisis transaksi secara lebih mudah melalui database yang disediakan oleh sistem e-procurement.

Keuntungan dan Kekurangan E-Procurement

Setelah mengetahui apa itu e-procurement, manfaat, dan cara kerjanya, Sobat OCBC NISP juga perlu memahami tentang keuntungan serta kekurangannya.

Adapun keuntungan dan kekurangan e-procurement adalah sebagai berikut.

1. Keuntungan E-Procurement

Seperti penjelasan dalam pembahasan sebelumnya, disebutkan bahwa e-procurement adalah media digital yang membantu perusahaan untuk mengelola stok barangnya.

Di samping itu, sistem digital ini juga memiliki sejumlah keuntungan. Adapun sejumlah keuntungan e-procurement adalah sebagai berikut.

  • Membantu mengefisiensikan waktu dan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan.
  • Memberikan akses yang lebih luas bagi penjual barang dan jasa.
  • Tingkat transparansi terkait proses pembelian barang lebih tinggi, sehingga bisa mencegah terjadinya penipuan.
  • Tingkat akurasi dan keandalan pengolahan data serta informasi tergolong tinggi.
  • Memudahkan proses pemantauan pembelian barang dan pelaporan keuangan.

2. Kekurangan E-Procurement

Selain keuntungan, e-procurement juga memiliki sejumlah kekurangan yang perlu dipertimbangkan oleh penggunanya.

Adapun beberapa kekurangan e-procurement adalah sebagai berikut.

  • Berisiko terkena hack, sehingga sistem keamanannya perlu diperketat.
  • Apabila terdapat eror pada aplikasi, maka bisa menghambat proses transaksi.
  • Membutuhkan kualitas internet yang stabil.
  • Masih banyak karyawan yang belum memahami sistem e-procurement, sehingga diperlukan pelatihan terlebih dulu.

Demikian sederet informasi mengenai apa itu e-procurement, manfaat, cara kerja, contoh, serta keuntungan dan kekurangannya.

Seperti penjelasan sebelumnya, e-procurement adalah platform digital yang bermanfaat untuk memudahkan pebisnis dalam mengelola perusahaannya.

Di samping menggunakan e-procurement, Sobat OCBC NISP juga bisa memanfaatkan layanan digital bisnis dari Bank OCBC NISP untuk mendukung jalannya bisnis secara digital.

Melalui layanan tersebut, Sobat OCBC NISP bisa melakukan pengelolaan rekening dan bertransaksi kapan saja via Velocity.

Untuk itu, tunggu apa lagi, yuk kelola bisnis dengan lebih mudah bersama OCBC NISP!

Baca juga: Memahami Manajemen Produksi dan Operasional dalam Bisnis



Story for your Inspiration

Baca

Edukasi - 24 Jun 2024

Rekomendasi Tempat Wisata Low Budget di Jogja, Ada yang Gratis!

Baca

Edukasi - 24 Jun 2024

5 Tempat Wisata Indonesia Ini Pernah Dikunjungi Artis Dunia, Loh!

See All

Produk Terkait

Individu

Individu

Solusi perbankan OCBC siap bantu kamu penuhi semua aspirasi dalam hidup #TAYTB
OCBC mobile
ONe Mobile

OCBC mobile

Tumbuhkan uang dalam 1 aplikasi bersama OCBC mobile yang baru.
Nyala

Nyala

Dorong ambisimu untuk wujudkan kebebasan finansial, karena Tidak Ada Yang Tidak Bisa dengan Nyala OCBC

Download OCBC mobile