Kembali ke Artikel
Dalam kegiatan jual beli, nota debit adalah salah satu dokumen penting yang kerap dibutuhkan. Tak berbeda jauh dari fungsi nota pada umumnya, nota debit juga ditujukan sebagai tanda bukti sah transaksi antara pembeli dan penjual. Namun, nota debit digunakan khusus ketika terjadi ketidaksesuaian pada barang.
Dalam kegiatan jual beli, nota debit adalah salah satu dokumen penting yang kerap dibutuhkan. Tak berbeda jauh dari fungsi nota pada umumnya, nota debit juga ditujukan sebagai tanda bukti sah transaksi antara pembeli dan penjual. Namun, nota debit digunakan khusus ketika terjadi ketidaksesuaian pada barang.
Apa itu Nota Debit?
Secara mendasar, pengertian nota debit adalah jenis dokumen atau nota yang ditujukan sebagai bukti transaksi pengurangan utang dalam suatu proses jual beli. Nota debit umumnya digunakan oleh seorang pelanggan ketika terdapat ketidaksesuaian maupun kerusakan pada barang dagangan.
Dalam kata lain, pengertian nota debit adalah suatu dokumen yang dikirimkan oleh pembeli kepada penjual sebagai pernyataan pengurangan utang atau mendebet. Biasanya, hal ini dilakukan bersamaan dengan pengembalian barang dari pembeli terkait.
Adapun lembaran atau kertas nota debit adalah sejumlah dua salinan, dimana satu lembar nota asli diberikan kepada penjual sekaligus bersama pengembalian barang dagangan yang seharusnya telah dilunasi. Sedangkan, satu salinan lainnya disimpan oleh pembeli sebagai bukti catatan.
Perbedaan Nota Debit dan Nota Kredit
Jika nota debit adalah suatu dokumen bukti dalam transaksi jual beli, lantas apa bedanya dengan nota kredit? Well, kedua jenis nota ini tentu tidaklah sama dan memiliki fungsi masing-masing. Adapun perbedaan nota debit dan nota kredit adalah sistem penggunaannya.
Seperti penjelasan di atas, pengertian nota debit adalah suatu bukti dokumen yang dikirimkan oleh seorang pembeli sebagai pernyataan pengurangan utang dari pemilik usaha. Nota ini akan diberikan bersamaan dengan pengembalian barang lantaran terdapat ketidaksesuaian.
Sementara, nota kredit adalah sebaliknya, yakni suatu bukti dokumen yang dikirimkan oleh seorang pemilik usaha sebagai pernyataan penerimaan kembali barang dari pembeli. Nota tersebut menunjukkan pengurangan harga piutang karena terdapat kerusakan pada barang dagangan terkait.
Fungsi Nota Debit
Setelah memahami apa itu nota debit, berikutnya ialah mengenai fungsi. Secara umum, fungsi nota debit adalah sebagai berikut.
-
Pengurangan Utang
Fungsi utama nota debit adalah untuk meminta pengurangan jumlah utang kepada penjual terkait barang yang dibeli. Sehingga, dengan adanya pengurangan tersebut, tagihan utang pembeli menjadi lebih sedikit dari total kesepakatan sebelumnya.Namun, hal ini dilakukan jika memang barang tersebut dibeli secara piutang, sehingga penjual pun wajib mengembalikannya. Dengan begitu, terjadilah pengurangan utang.
-
Koreksi Jumlah Barang
Fungsi nota debit lainnya ialah melakukan koreksi terhadap jumlah barang yang sebelumnya telah disetujui bersama. Misalkan bila terjadi kekurangan total produk kiriman, nota debit berguna untuk menyatakan hal tersebut ketika penagihan. Sehingga, pembeli dapat menunjukkan bukti dan menuntut kesesuaian barang yang seharusnya diterima. -
Koreksi Harga Barang
Selain jumlah barang, fungsi nota debit adalah sekaligus melakukan koreksi terhadap harga. Misalkan bila terjadi perusahan pasar sehingga membuat barang tidak laku lagi atau hal-hal lainnya yang telah disetujui, sehingga diperlukan adanya koreksi. Ini bertujuan agar transaksi antara penjual dan pembeli menjadi lebih transparan dan sama-sama diuntungkan. -
Bukti Stock Opname
Fungsi lainnya dari nota debit adalah sebagai bukti stock opname, yaitu aktivitas memeriksa atau melakukan perhitungan persediaan stok produk sebelum dijual. Dengan begitu, pemilik usaha dapat mengetahui barang mana saja yang memiliki masalah.
Komponen dalam Nota Debit
Sebelum membahas lebih jauh terkait cara membuat dan contoh nota debit, Anda perlu mengetahui komponen-komponen di dalam dokumen ini. Pada dasarnya, pembuatan nota debit disesuaikan berdasar perusahan terkait. Namun, bila dirincikan secara umum, komponen dalam nota debit adalah sebagai berikut.
- Nama PKP pelanggan/pembeli.
- Nama PKP pemilik usaha/penjual.
- Nomor nota kredit.
- Keterangan terkait jumlah produk yang didebit.
- Keterangan jenis produk yang didebit.
- Keterangan harga produk per item.
- Keterangan total harga produk yang didebit.
- Tanggal pembuatan nota debit.
- Nama serta tanda tangan pelanggan/pembeli.
Cara Membuat Nota Debit
Bila Sobat OCBC ingin membuat nota debit, Anda perlu melengkapi berbagai komponen di atas, seperti tanggal, nama penjual, hingga nomor nota. Berikut langkah-langkah yang perlu diperhatikan.
- Kepada Yth, diisi alamat pemilik usaha/penjual yang dituju.
- Tanggal, diisi tanggal nota tersebut dibuat.
- Nomor nota, diisi sesuai nomor urut nota.
- Tanggal dokumen, diisi tanggal transaksi pembelian barang dilakukan.
- No. Dokumen, diisi nomor dokumen produk terkait.
- No, diisi nomor urut pengembalian barang.
- Keterangan, diisi nama produk beserta penjelasan lain.
- Total, diisi jumlah harga produk yang dikembalikan.
- Jumlah, diisi total harga produk.
Contoh Nota Debit
Agar lebih paham, berikut contoh nota debit yang bisa Anda jadikan referensi.
Itulah pembahasan mengenai pengertian, fungsi, cara buat, hingga contoh nota debit. Dari penjelasan di atas, bisa disimpulkan bahwa nota debit adalah jenis dokumen yang berbeda dari nota kredit. Nota debit dibuat oleh pembeli sebagai bukti sah pengembalian barang lantaran terdapat suatu ketidaksesuaian.
