Kembali ke Artikel
Proforma invoice adalah salah satu tipe dokumen proforma. Dokumen proforma sendiri adalah dokumen yang dikeluarkan untuk menunjukkan proyeksi hasil keuangan. Proforma invoice adalah dokumen yang digunakan saat jual-beli karena merupakan faktur yang dikeluarkan sebelum barang dikirimkan.
Selain proforma invoice, Sobat OCBC mungkin juga mengenal istilah invoice. Lantas, apa perbedaan invoice dan proforma invoice? Untuk mengetahui informasi lebih lanjut, simak ulasannya berikut ini.
Apa itu Proforma Invoice?
Proforma invoice atau faktur proforma adalah faktur sementara yang dikirimkan secara bertahap untuk membantu mengingatkan pelanggan untuk membayar barang atau jasa yang dipesan.
Seperti yang telah disinggung sebelumnya, faktur proforma dikirim oleh penjual sebelum barang atau jasa yang dibeli dikirim dan dilakukan secara bertahap. Hal ini akan membantu pelanggan melihat pembaruan informasi mengenai biaya dan pengiriman. Faktur ini juga cocok digunakan pada transaksi yang menggunakan uang muka.
Penjual dapat mengirimkan faktur proforma ketika pelanggan telah memutuskan untuk bertransaksi jual-beli, tetapi penjual tidak dapat mengirimkan invoice akhir karena barang masih diproses secara bertahap serta masih banyak informasi yang harus dikonfirmasi.
Ketika pelanggan menyetujui segala transaksi jual-beli, penjual dapat mengirimkan barang yang dibeli bersamaan dengan invoice final.
Di Indonesia, proforma invoice digunakan untuk memenuhi dokumen di Bea Cukai, seperti yang diatur di Peraturan Direktur Jenderal Bea Cukai PER-20/BC/2016. Selain itu, faktur ini juga bisa digunakan untuk mengajukan keberatan atas penetapan nilai pabean.
Lalu, apa saja yang ada di dalam proforma invoice? Umumnya, faktur ini memuat informasi tentang perkiraan biaya, identitas penjual, tanggal penerbitan faktur, deskripsi barang, jumlah pembelian, pajak, rincian pembayaran, serta tanggal jatuh tempo pelunasan.
Faktur proforma juga digunakan pemilik bisnis untuk menandai adanya transaksi barang atau jasa dengan pelanggan sehingga mereka dapat melakukan penagihan pelunasan kepada pelanggan.
Fungsi Proforma Invoice
Faktur ini memiliki fungsi utama sebagai bukti transaksi antara penjual dan pembeli. Namun, proforma invoice juga memiliki fungsi lain, seperti:
- Menjadi dokumen sah jika ingin melakukan komplain kepada penjual terkait kesalahan informasi transaksi.
- Memberikan informasi perkiraan biaya yang harus dibayar pembeli.
- Menjadi faktur pajak (di beberapa kasus).
- Menjadi dokumen sah jika pembeli akan menjual barang ke pihak lain.
- Menjadi bukti transaksi yang dibukukan dalam laporan keuangan.
- Mengurangi risiko salah perhitungan barang.
- Mencegah pelanggan terlambat melunasi pembelian.
Baca juga: 13 Bisnis Franchise di Bawah 5 Juta yang Cepat Balik Modal
Contoh Proforma Invoice
Untuk contoh kasus penggunaan faktur proforma, misalkan seorang pemasok bahan kulit hendak bertransaksi dengan pelanggan. Penjual harus mengukur kulit di gudang sebelum memberitahukan ukuran yang tersedia kepada pelanggan.
Setelah ukuran kulit yang tersedia ditentukan, penjual dapat memberikan proforma invoice kepada pelanggan untuk memberitahu informasi tentang kulit yang tersedia dan rincian penjualan. Perlu diingat bahwa PPN atau pajak lain belum dimasukkan ke faktur proforma dan akan dimasukkan di invoice final.
Setelah pelanggan menyetujui rincian yang ada pada proforma invoice dan membayar uang muka atau keseluruhan biaya, penjual dapat memproses transaksi dan mengirimkan invoice kepada pelanggan.
Untuk contoh lampiran proforma invoice dapat dilihat di bawah ini.
Source: Online Pajak
Perbedaan Invoice dan Proforma Invoice
Meskipun sama-sama faktur, invoice dan proforma invoice memiliki fungsi yang berbeda. Invoice berisi informasi tentang barang yang dibeli, jumlah tagihan, dan tanggal jatuh tempo pelunasan.
Di sisi lain, proforma invoice adalah faktur ringkasan yang digunakan sementara dan berisi barang yang dibeli, perkiraan tagihan yang akan dibayar, dan lain sebagainya. Bisa dibilang, faktur proforma adalah draf bukti transaksi sebelum akhirnya difinalisasi menjadi invoice.
Kemudian, hal yang sangat membedakan invoice dengan faktur proforma adalah faktur proforma dikirimkan sebelum barang didistribusikan, sedangkan invoice diberikan saat barang barang sudah diantar.
Lantas, apakah faktur proforma dapat dijadikan perjanjian yang mengikat? Jawabannya tidak bisa, karena meskipun faktur proforma memiliki informasi yang hampir serupa dengan invoice yang akan dikeluarkan di akhir, faktur proforma tidak memiliki bobot kelegalan yang sama dengan invoice.
Pelanggan juga tidak wajib membayar sesuai nominal yang tertera di faktur proforma Selain itu, pelanggan tidak bisa menggunakan faktur proforma untuk meminta PPN kembali.
Kemudian, karena faktur proforma tidak terikat secara legal, faktur ini tidak perlu dibatalkan jika transaksi batal. Jadi, jika pelanggan tidak ingin melanjutkan transaksi setelah faktur proforma dikirim, transaksi akan otomatis tidak dilanjutkan dan faktur proforma tidak perlu dibatalkan maupun diedit.
Itulah informasi tentang proforma invoice yang perlu Sobat OCBC ketahui. Proforma invoice adalah dokumen penting yang digunakan dalam proses transaksi jual-beli. Faktur ini juga mengatur pembayaran dan penagihan saat transaksi.
Berbicara tentang pembayaran dan penagihan dalam bisnis, Sobat OCBC dapat memanfaatkan fitur-fitur yang ada pada OCBC seperti Remitansi, Pembayaran Kolektif, Layanan Pembayaran Pajak, Virtual Account, dan Cash Pick Up & Delivery Service untuk mengelola dana bisnis.
OCBC menawarkan solusi mengelola dana bisnis dengan memudahkan transaksi via OCBC Business di mana saja dan kapan saja, menyediakan 13 mata uang dalam satu rekening, dan bertransaksi Forex dengan kurs real-time dan kompetitif.
Tunggu apalagi? Kelola dana bisnismu dengan OCBC sekarang!
Baca juga: 10 Bisnis Franchise Kopi Hits Terlaris, Modal Mulai 5 juta!
