Biaya Akomodasi: Pengertian, Tujuan, Jenis, dan Contoh

11 Sep 2023

Biaya akomodasi adalah pengeluaran khusus perjalanan pegawai terkait pekerjaan.

Biaya akomodasi adalah kewajiban perusahaan untuk menjamin beban pegawai apabila harus melakukan perjalanan jauh terkait pekerjaan.

Karenanya, biaya akomodasi dapat menguras sumber keuangan, terutama apabila perusahaan tidak memiliki kebijakan yang efektif.

Maka dari itu, perusahaan harus bisa memaksimalkan biaya akomodasi untuk menjaga manajemen keuangan agar tetap stabil.

Simak penjelasan selengkapnya terkait apa itu biaya akomodasi di bawah ini!

Apa itu Biaya Akomodasi?

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), akomodasi dapat diartikan sebagai sesuatu yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan.

Di sisi perusahaan, biaya akomodasi adalah anggaran untuk memenuhi kebutuhan pegawai ketika harus melakukan perjalanan jauh terkait urusan bisnis atau pekerjaan.

Biaya akomodasi yang disediakan oleh perusahaan biasanya meliputi penginapan, keperluan makan, transportasi, dan lain-lain.

Tujuan Biaya Akomodasi

Sudah menjadi kewajiban perusahaan untuk menyediakan biaya akomodasi. Hal ini untuk memastikan pegawai dapat melakukan pekerjaannya dengan baik meskipun dari jarak jauh.

Selain itu, biaya akomodasi adalah salah satu cara untuk menghindari pertentangan antar individu atau divisi yang berbeda di perusahaan.

Dengan begitu, akan muncul rasa percaya ke perusahaan sehingga mampu menciptakan jalinan kerja sama yang kuat.

Cara Mendapatkan Biaya Akomodasi

Biaya akomodasi tidak diberikan dengan cuma-cuma oleh perusahaan kepada pegawai. Biasanya, seorang pegawai akan melakukan pembayaran secara mandiri terlebih dahulu.

Lalu, pegawai akan dipersilakan mengajukan klaim biaya akomodasi untuk mendapatkan uang ganti setelah perjalanan selesai.

Maka dari itu, ada beberapa dokumen yang harus disiapkan oleh pegawai untuk mendapatkan biaya akomodasi, di antaranya yaitu:

1. Jadwal perjalanan bisnis.

2. Bukti pemesanan tempat penginapan.

3. Tiket transportasi.

4. Rincian keperluan makan.

Setelah mengumpulkan dokumen yang dibutuhkan, pegawai bisa pergi ke divisi keuangan untuk mendapatkan reimburse biaya akomodasi.

Jenis dan Contoh Biaya Akomodasi

Secara garis besar, biaya akomodasi meliputi tiga jenis, terdiri dari komersil hingga non-komersil.

Supaya lebih paham, simak penjelasan di bawah terkait jenis dan contoh biaya akomodasi:

1. Biaya Akomodasi Komersil

Biaya akomodasi komersil mengacu pada tempat-tempat yang didirikan untuk keuntungan finansial. Biasanya, jenis akomodasi ini diterapkan di sektor pariwisata atau perhotelan.

Untuk jenis yang satu ini, biaya akomodasi meliputi berbagai macam fasilitas dan pelayanan, seperti tempat tidur, kamar mandi, akses kebersihan, dan jaringan Wi-Fi.

Biaya untuk akomodasi komersil juga bervariasi dan tergantung dari musim, lokasi, fasilitas, serta kelas kamar yang dipilih.

Contoh biaya akomodasi komersil adalah hotel, villa, bungalow, cottage, dan motel.

Baca juga: Tips Liburan ke Luar Negeri Budget 5 Juta, Dijamin Hemat!

2. Biaya Akomodasi Semi Komersil

Jenis selanjutnya dari biaya akomodasi adalah semi komersil.

Akomodasi semi komersil tidak hanya dibangun demi mencari keuntungan, tetapi juga untuk memenuhi kebutuhan orang-orang yang kurang mampu.

Biaya akomodasi semi komersil tergantung dari seberapa sering tempat tersebut disewakan dan berapa kali pemilik ikut menggunakan fasilitasnya.

Contoh biaya akomodasi semi komersil adalah rumah sakit atau puskesmas, rooming house, asrama, dan graha wisata.

3. Biaya Akomodasi Non-Komersil

Jenis terakhir dari biaya akomodasi adalah non-komersil, di mana tempat tinggal yang dibangun hanya untuk tujuan sosial.

Karena tujuannya tersebut, maka biaya akomodasi non-komersil tidak meraup keuntungan sama sekali dan berfokus untuk memberikan bantuan kepada golongan tertentu.

Contoh biaya akomodasi non-komersil adalah panti asuhan, pondok, dan mess atau wisma.

Tips Mengoptimalkan Biaya Akomodasi

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, biaya akomodasi dapat menguras sumber keuangan.

Oleh karena itu, perusahaan dapat menerapkan tips-tips berikut untuk mengoptimalkan biaya akomodasi:

1. Memilih Lokasi yang Strategis dan Ramah Anggaran

Untuk mengurangi biaya transportasi, carilah tempat pertemuan dengan jarak yang tidak terlalu jauh. Tips ini juga bisa dilakukan untuk menghemat waktu perjalanan.

Selain itu, carilah tempat yang menawarkan harga sewa terjangkau untuk menghemat anggaran.

2. Mencari Paket Khusus Perusahaan

Tips selanjutnya untuk mengoptimalkan biaya akomodasi adalah dengan mencari paket khusus korporat atau perusahaan.

Biasanya, ada beberapa tempat yang menawarkan harga dan fasilitas khusus untuk perusahaan.

Sobat OCBC NISP juga bisa langsung berkomunikasi dengan pemilik tempat dan bernegosiasi terkait tarif sewa untuk mendapatkan diskon perusahaan.

3. Mengategorisasikan Pengeluaran

Untuk memudahkan verifikasi dokumen biaya akomodasi, maka perusahaan dapat meminta pegawai untuk mengategorisasikan setiap pengeluaran yang dilakukan saat perjalanan.

Pengeluaran tersebut dapat dikategorikan ke beberapa macam, seperti biaya transportasi, makan, hiburan, dan lain-lain.

Semakin mudah verifikasi dokumen dilakukan, maka biaya akomodasi akan cair dengan lebih cepat.

Baca juga: 8 Cara Mengatur Keuangan Usaha Agar Sukses & Tak Rugi

4. Membuat Kebijakan yang Ketat

Masih banyak perusahaan yang samar-samar dalam membuat kebijakan biaya akomodasi. Hal ini dapat memicu pengeluaran yang lebih besar sehingga mengancam stabilitas keuangan.

Oleh karena itu, salah satu cara untuk mengoptimalkan biaya akomodasi adalah dengan membuat kebijakan yang terstruktur, jelas, dan ketat.

Kebijakan yang dibuat juga bisa berdasarkan hasil diskusi dengan pegawai untuk mencapai kesepakatan bersama.

5. Mengurangi Beban Reimburse

Ada beberapa cara yang bisa dilakukan oleh perusahaan untuk mengurangi beban penggantian uang (reimburse), terutama dari biaya pemesanan perjalanan.

Pertama, perusahaan bisa menjadwalkan kegiatan pegawai dengan mitra perjalanan untuk pemesanan tiket instan.

Selain itu, pegawai juga bisa memakai kartu kredit perusahaan untuk melakukan pemesanan sehingga tidak perlu menyerahkan invoice karena sudah ditangani.

6. Mengendalikan Fasilitas Tambahan

Tips terakhir untuk mengoptimalkan biaya akomodasi adalah mengendalikan penggunaan fasilitas tambahan.

Ada beberapa fasilitas yang membutuhkan biaya ekstra untuk dipakai, seperti mini bar dan laundry. Biasanya, hal ini bisa ditemukan ketika menginap di hotel.

Apabila tidak terlalu diperlukan, maka hindari penggunaan fasilitas tambahan untuk mengurangi biaya akomodasi yang tinggi.

Itulah penjelasan mengenai apa itu biaya akomodasi, tujuan, cara, jenis, contoh, serta tips mengoptimalkannya.

Singkatnya, biaya akomodasi adalah beban perjalanan pegawai untuk kepentingan pekerjaan yang ditanggung oleh perusahaan.

Dengan strategi keuangan perusahaan yang tepat, maka biaya akomodasi tidak akan menguras sumber finansial secara berlebihan.

Untuk memudahkan biaya akomodasi, Sobat OCBC NISP bisa menggunakan Kartu Kredit OCBC NISP 90°N.

Kartu Kredit OCBC NISP 90°N dapat memenuhi berbagai macam kebutuhan perjalanan, seperti fitur contactless, bayar tagihan fleksibel, dan Bebas tarik tunai di lebih dari 1 juta ATM seluruh dunia kapan saja.

Yuk kelola keuangan perusahaan secara efisien dan jadi #FinanciallyFit bersama OCBC NISP!

Baca juga: 9 Tips Agar Bisa Traveling dengan Aman ke Luar Negeri


Story for your Inspiration

Baca

Edukasi - 22 Mei 2024

Lukisan hingga Berlian, Ini 7 Barang Lelang Termahal di Dunia

Baca

Edukasi - 22 Mei 2024

Mau Beli Barang Antik? Ini 5 Situs Lelang Internasional Terpercaya

See All

Produk Terkait

Individu

Individu

Solusi perbankan OCBC siap bantu kamu penuhi semua aspirasi dalam hidup #TAYTB
OCBC mobile
ONe Mobile

OCBC mobile

Tumbuhkan uang dalam 1 aplikasi bersama OCBC mobile yang baru.
Nyala

Nyala

Dorong ambisimu untuk wujudkan kebebasan finansial, karena Tidak Ada Yang Tidak Bisa dengan Nyala OCBC

Download OCBC mobile