Point of Sales: Pengertian, Fungsi, dan Cara Kerjanya

Dalam menjalankan bisnis, point of sales (POS) adalah sistem yang digunakan agar aktivitas transaksi dalam kegiatan operasional bisnis berjalan lebih efektif. Dengan kehadiran teknologi ini, pelaku bisnis dapat mengolah data transaksi sekaligus memberikan pelayanan optimal pada pelanggan.

Sederhananya, point of sales adalah mesin kasir online yang hampir selalu dijumpai di toko, baik supermarket maupun toko rumahan. Seiring dengan perkembangan teknologi, fungsi point of sales juga semakin berkembang dengan menawarkan fitur lebih canggih.

Artikel ini akan membahas lebih lengkap tentang apa itu point of sales, fungsi, dan cara penggunaannya dalam bisnis. Simak penjelasannya sampai akhir, ya!

Apa Itu Point of Sales (POS)?

Point of sales adalah layanan untuk aktivitas bisnis yang memudahkan operasi transaksi. Pada mulanya, POS adalah layanan yang hanya digunakan untuk proses pembayaran. Namun, kini POS hadir dengan fitur yang lebih kompleks, mulai dari pendataan stok barang sampai penyajian laporan transaksi secara real-time.

Biasanya, point of sales berbentuk smartphone, tablet, mesin EDC atau perangkat lainnya yang biasanya mudah ditemukan di meja pemesanaan saat datang ke restoran. Namun, perlu diketahui bahwa point of sales sedikit berbeda dengan mesin kasir konvensional yang terdiri dari cash drawer dan mesin penghitung.

Pada dasarnya, sistem POS berbasis Android atau iOS yang menyediakan fitur lebih dari sekedar menghitung. Oleh karena itu, keberadaannya tidak hanya menguntungkan untuk pengusaha namun juga konsumen. Transaksi jual beli berjalan lebih praktis dan efektif karena tidak membutuhkan waktu lama untuk memproses data pemesanan dari pembeli.

Dengan kata lain, fungsi kasir hanya salah satu dari banyak fitur point of sales. Selebihnya, POS dapat digunakan untuk mengelola inventori, menyusun laporan transaksi, mengatur program loyalti, manajemen pelanggan, dan lainnya.

Baca juga:Sistem Pembayaran: Prinsip, Komponen, Jenis, dan Contohnya

Manfaat dan Fungsi Point of Sales

Terdapat beberapa manfaat point of sales yang dapat dirasakan oleh pengusaha. Berikut penjelasan lengkapnya:

1. Memudahkan Sistem Pemesanan

   Keuntungan point of sales adalah memudahkan proses pemesanan oleh pembeli. Biasanya, hal ini sering ditemui di kafe atau restoran di mana pengunjung memilih, menambah, dan membayar pesanan secara mandiri. Dengan begitu, proses pemesanan juga berjalan lebih efisien dan mengurangi risiko kesalahan dalam pencatatan pesanan.

2. Mengolah Data Secara Efisien

   POS dapat mengelola data dengan efisien, termasuk informasi produk, harga, dan detail transaksi. Hal ini membantu pengusaha mengelola inventaris, memantau penjualan paling tinggi, dan mengidentifikasi tren produk yang sedang diminati oleh pelanggan.

3. Menampilkan Laporan Keuangan Secara Realtime

   Salah satu fungsi point of sales adalah kemampuannya untuk menyajikan laporan keuangan secara real-time. Dengan informasi yang terus diperbarui, pengusaha dapat memantau kinerja keuangan mereka, melacak pendapatan harian, mingguan, atau bulanan, dan melakukan analisis untuk membuat keputusan yang lebih baik.

4. Mengecek Ketersediaan Produk

   POS memungkinkan pengusaha memeriksa ketersediaan produk di inventaris mereka. Hal ini akan menghindari kekurangan stok atau menyesuaikan pesanan untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan.

5. Dokumentasi Transaksi Penjualan

   Sistem POS mampu mencatat secara otomatis setiap transaksi penjualan. Pengusaha akan terbantu untuk mencatat penjualan secara akurat, mencatat metode pembayaran, dan memastikan kecocokan dalam pembukuan serta pelaporan pajak.

Cara Kerja Point of Sales

Berbeda dari mesin kasir konvensional, sistem POS memberikan lebih banyak fitur untuk proses transaksi dan dokumentasi penjualan. Cukup dengan menggunakan tablet atau smartphone dan ketersediaan jaringan internet, POS sudah dapat digunakan. Berikut adalah cara kerja point of sales:

1. Proses Transaksi oleh Konsumen

   Konsumen memilih barang atau layanan yang ingin dibeli dan membawa item tersebut ke lokasi kasir atau terminal POS. Di sini, petugas atau konsumen sendiri menggunakan perangkat POS untuk memasukkan informasi produk, baik dengan cara memindai barcode atau memasukkan data secara manual.

2. Pencatatan Stok Inventori

   Setiap kali terjadi transaksi, sistem POS secara otomatis mengurangi jumlah barang yang terjual dari catatan stok inventori. Hal ini memungkinkan pengusaha memantau stok barang secara real-time dan menghindari kekurangan stok atau kerugian karena kekurangan barang.

3. Program Loyalitas

   Beberapa sistem POS memiliki fitur program loyalitas yang terintegrasi. Petugas akan memilih program tersebut sehingga konsumen dapat memperoleh poin atau insentif lainnya setiap kali mereka melakukan pembelian. Selanjutnya, poin atau insentif tersebut dapat ditukarkan untuk diskon atau hadiah di waktu mendatang.

4. Proses Pembayaran

   Setelah semua item yang dibeli dimasukkan ke dalam sistem, POS menghitung total pembelian, termasuk pajak atau potongan harga jika ada. Selanjutnya, POS akan menampilkan jumlah yang harus dibayar oleh konsumen.

   Pembayaran dapat dilakukan dengan berbagai metode, mulai dari uang tunai hingga kartu kredit atau pembayaran digital melalui aplikasi.

5. Transaksi Selesai

   Setelah pembayaran selesai, sistem point of sales akan mencatat transaksi, mencetak atau mengirimkan bukti pembelian kepada konsumen, dan menyimpan informasi transaksi ke dalam database.

6. Pengolahan Data menjadi Laporan

   Data transaksi yang terkumpul dari setiap transaksi dapat diolah menjadi berbagai jenis laporan. Hal tersebut mencakup laporan penjualan harian, mingguan, atau bulanan, analisis tren penjualan, informasi inventori, dan statistik lainnya yang membantu pemilik usaha dalam pengambilan keputusan.

Nah, itulah pembahasan tentang point of sales beserta manfaat dan kelebihannya untuk digunakan dalam kegiatan operasional bisnis. Penggunaan POS tentu akan meningkatkan efisiensi bisnis, baik dalam hal pelayanan konsumen maupun pendataan.

Berbicara soal efisiensi, bisnis tentu membutuhkan modal yang cukup untuk menjalankan kegiatan usahanya secara optimal. Memahami hal tersebut, Bank OCBC menawarkan layanan Ekspansi Bisnis.

Melalui layanan Ekspansi Bisnis, pengusaha akan mendapatkan solusi pembiayaan dan modal untuk pengembangan bisnis. Terdapat beberapa pilihan yang bisa Sobat OCBC pilih, mulai dari Pembiayaan Supply Chain, Pinjaman Bisnis, dan Pembiayaan Hijau. Yuk, rencanakan bisnis bersama Bank OCBC sekarang!

Baca juga: Perilaku Konsumen: Definisi, Faktor, & Manfaat bagi Bisnis