Berita Acara Serah Terima Barang: Cara Membuat dan Contohnya

Transaksi bisnis yang sah melibatkan Berita Acara Serah Terima Barang. Pihak yang termasuk dalam transaksi jual beli perlu memberikan bukti terjadinya penyerahan dan penerimaan barang secara resmi.

Itulah mengapa Berita Acara Serah Terima Barang menjadi dokumen yang diperhitungkan selain bukti transaksi dalam bentuk nota.

Untuk memahami pentingnya Berita Acara Serah Terima Barang, mari pahami format, cara membuat, dan contohnya dalam pembahasan di bawah ini.

Apa itu Berita Acara Serah Terima?

Berita Acara Serah Terima Barang lebih sering dikenal dengan istilah BAST (Berita Acara Serah Terima). Singkatnya, berita acara tersebut berisi laporan perpindahan tangan suatu barang dari satu pihak ke pihak lain.

Dokumen yang memuat rincian penerimaan barang merupakan aspek penting dalam pengajuan pembayaran dalam kegiatan bisnis.

Ketika barang telah selesai diproduksi, penyedia barang akan membuat dan mengirimkan permohonan tertulis kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) untuk proses serah terima barang.

Setelah pemeriksaan oleh PPK, penandatanganan Berita Acara Serah Terima Barang pun akan dilakukan. Pembayaran hanya dapat dilakukan ketika penyedia barang selesai melakukan perpindahan tangan dan menunjukkan BAST yang telah ditandatangani.

Fungsi Berita Acara Serah Terima Barang

Berita Acara Serah Terima Barang memiliki berbagai fungsi dalam transaksi bisnis yang dilaksanakan antara dua pihak, seperti:

• Bukti sah penyerahan barang.
• Dokumen administrasi.
• Bukti riil bahwa transaksi telah dilakukan.
• Barang dapat dipertanggungjawabkan.

Format Berita Acara Serah Terima Barang

Mengingat sifatnya yang mengikat secara legal, penyusunan BAST harus mengacu pada format tertentu. Berikut adalah format yang perlu diikuti dalam pembuatannya:

1. Kepala Kop

Penyertaan kepala kop dalam dokumen BAST menunjukkan penerbit BAST itu sendiri. Namun, kepala kop tidak wajib disertakan.

2. Judul

Penulisan judul berita acara merupakan salah satu hal penting yang perlu dicatat. Dengan adanya judul, pihak yang terlibat dalam transaksi bisnis pun dapat memahami proses serah terima dengan jelas.

3. Nomor BAST

Selain kop surat, BAST perlu menyertakan nomor agar badan usaha atau institusi terkait dapat memiliki catatan dokumen resmi yang menjadi bukti terjadinya serah terima.

Baca juga: Inventory Control: Pengertian, Fungsi, Tugas, dan Metodenya

4. Tanggal Terbit

Penulisan tanggal juga merupakan hal yang perlu diperhatikan. Adapun tanggal yang dicantumkan adalah tanggal penerbitan Berita Acara Serah Terima Barang.

5. Identitas Pihak yang Menandatangani

Serah terima barang melibatkan perwakilan pihak yang terlibat dalam prosesnya. Untuk itu, perlu dicantumkan nama, jabatan, alamat, dan nomor induk pegawai jika ada.

6. Pernyataan Terjadinya Serah Terima

Apabila bagian identitas telah diisi, maka tuliskan pernyataan serah terima yang menyatakan pihak pertama telah melakukan penyerahan barang kepada pihak kedua.

7. Penutup

Setelah membuat pernyataan, penutup perlu disertakan untuk mengakhiri informasi seputar serah terima barang.

8. Tanda Tangan

Di bawah penutup, kedua pihak yang terlibat dalam proses serah terima barang perlu membubuhkan tanda tangan masing-masing di bagian yang ditentukan.

9. Lampiran

Apabila diperlukan, sertakan lampiran yang memuat rincian barang yang dipindahtangankan dalam Berita Acara Serah Terima Barang.

Cara Membuat Berita Acara Serah Terima Barang

Setelah mengenal format BAST, saatnya untuk memahami cara membuatnya dengan mengikuti beberapa langkah di bawah ini:

1. Menggunakan Bahasa Formal

Dalam membuat dokumen serah terima yang formal, penggunaan bahasa perlu diperhatikan. Pastikan untuk menggunakan bahasa formal, baik dalam Indonesia maupun bahasa asing.

Penggunaan bahasa formal merupakan indikasi bahwa transaksi yang dilakukan antara kedua belah pihak bersifat profesional dan memiliki kekuatan hukum yang mengikat.

Selain menggunakan bahasa formal, hindari menyingkat kata-kata penting, termasuk “Yang Terhormat”. Tuliskan “Yang Terhormat” tanpa disingkat menjadi “Yth.”.

Perlu diperhatikan juga untuk menggunakan EYD (Ejaan yang Disempurnakan) agar tidak menemui kesalahan dalam penulisan.

Sebagai contoh, penulisan “di” sebagai kata depan dan imbuhan merupakan dua hal berbeda. Pastikan untuk memisah penulisan “di” yang diikuti dengan nama tempat dan menggabungkan “di-” yang diikuti dengan kata kerja.

2. Menyertakan Waktu dengan Jelas

Di samping memperhatikan penggunaan bahasa, Berita Acara Serah Terima Barang perlu mencantumkan waktu dilaksanakannya transaksi dengan jelas.

Gunakan format tanggal-bulan-tahun dengan format cetak tebal jika diperlukan untuk memberi penanda yang tidak bisa dilewatkan.

Untuk menghindari misinformasi, tuliskan bulan dalam huruf. Sebagai contoh, transaksi dilakukan pada tanggal 1 bulan September tahun 2023. Penulisannya pun menjadi 1 September 2023.

Contoh Berita Acara Serah Terima Barang

Agar dapat memberikan gambaran dengan jelas tentang Berita Acara Serah Terima Barang, cek contoh-contoh berikut ini:

tulah informasi seputar Berita Acara Serah Terima Barang yang dapat menjadi acuan dalam aktivitas pemindahtanganan barang.

Setelah barang diterima, pembayaran pun perlu dilakukan. Untuk pembayaran yang praktis, Sobat OCBC bisa menggunakan OCBC Business Mobile.

Dengan OCBC Business Mobile, transaksi bisnis bisa dilakukan di mana pun dan kapan pun melalui smartphone. Sobat OCBC pun bisa memantau semua transaksi bisnis yang dilakukan dalam periode tertentu dengan mudah.

Yuk, nikmati kemudahan transaksi bisnis dalam genggaman bersama OCBC!

Baca juga: Point of Sales: Pengertian, Fungsi, dan Cara Kerjanya