5 Cara Mengelola Kas Kecil Agar Tidak Bocor

Sering bingung uang kas kecil habis tanpa jejak? Pelajari cara mengelola kas kecil dengan benar agar lebih terkontrol.

Kas kecil atau petty cash adalah dana yang disediakan perusahaan atau organisasi untuk memenuhi pengeluaran operasional sehari-hari yang kecil dan mendesak.

Pengelolaannya dilakukan dengan sistem yang memungkinkan kontrol dan pencatatan pengeluaran agar tidak ada penyalahgunaan. Biasanya, kas kecil digunakan untuk pembelian alat tulis, biaya transportasi, atau biaya entertain kecil.

Ada beberapa kriteria kas kecil yang perlu kamu pahami, yaitu:

• Jumlahnya dibatasi, tidak lebih dan tidak kurang dari yang sudah ditentukan. Biasanya berkisar antara Rp5 Juta - Rp15 Juta.
• Digunakan untuk transaksi kecil yang bersifat rutin harian.
• Disimpan di tempat khusus, biasanya berbentuk box atau amplop.
• Dikendalikan oleh petugas keuangan tingkat pemula (junior cashier).

Baca juga: 7 Contoh Buku Kas Sederhana yang Bikin Keuangan Rapi

Cara Kelola Kas Kecil

Kas kecil itu punya peran yang besar meski jumlahnya kecil. Dengan kas kecil, perusahaan nggak perlu bolak-balik ke bank untuk ambil uang untuk keperluan transaksi kecil.

Meski begitu, kas kecil tetap harus dikelola dengan baik. Tujuannya agar setiap uang yang keluar itu punya tugas yang jelas, dan tidak ada kebocoran anggaran. Berikut beberapa cara mengelola kas kecil yang bisa diterapkan!

1. Catat Setiap Transaksi

Kas kecil sering bocor karena transaksi harian tidak tercatat. Setiap pengeluaran, sekecil apapun, wajib ditulis dalam buku kas atau aplikasi keuangan.

Dengan begitu, uang keluar bisa ditelusuri jelas, siapa yang menggunakannya, untuk apa, dan kapan terpakai. Transparansi ini akan mencegah kebiasaan yang jadi penyebab kebocoran anggaran.

2. Batasi Penggunaan Sesuai Tujuan

Kas kecil sebaiknya dipakai hanya untuk kebutuhan operasional harian, misalnya beli ATK, bayar parkir, atau keperluan mendesak dengan nominal kecil.

Membatasi penggunaan mencegah orang memanfaatkan kas kecil untuk hal-hal di luar tujuan. Batasan ini juga membuat pencatatan lebih mudah karena kategorinya jelas dan konsisten.

3. Terapkan Sistem Bukti Fisik

Setiap transaksi kas kecil harus disertai bukti, entah itu nota, struk, atau kuitansi sederhana. Bukti fisik ini berfungsi sebagai verifikasi dan bisa dicocokkan dengan catatan pengeluaran.

Dengan adanya bukti, pertanggungjawaban jadi lebih profesional, sehingga peluang kebocoran akibat klaim palsu bisa ditekan.

4. Tentukan Penanggung Jawab

Mengelola kas kecil sebaiknya tidak dilakukan oleh banyak orang. Menunjuk satu orang sebagai pemegang tanggung jawab utama akan membuat kontrol lebih kuat.

Penanggung jawab ini wajib melakukan pencatatan, menyimpan bukti, serta melaporkan saldo kas kecil secara berkala. Struktur tanggung jawab yang jelas bisa mengurangi risiko uang terpakai sembarangan.

5. Lakukan Rekonsiliasi Berkala

Kas kecil perlu dicek secara rutin, misalnya setiap minggu atau setiap akhir bulan. Rekonsiliasi dilakukan dengan cara menghitung saldo fisik, mencocokkannya dengan catatan, dan memastikan semua bukti transaksi lengkap.

Proses rekonsiliasi ini akan mendeteksi lebih cepat bila ada selisih atau penyalahgunaan, sehingga masalah tidak berlarut-larut.

Baca juga: Aktiva Setara Kas: Pengertian, Jenis, Fungsi & Manfaatnya

Pengelolaan Kas Kecil Perusahaan

Meski jumlahnya kecil, kas kecil tetap merupakan harta yang dimiliki perusahaan. Maka dari itu, kas kecil tetap harus dikelola dengan baik, untuk mencegah potensi penyelewengan.

Pengelolaan dana kas kecil yang paling dasar adalah tidak dicampur dengan penerimaan lainnya dan harus dipisahkan dari transaksi lain.

Sistem dan prosedur pencatatan pengeluaran yang dilakukan dari transaksi kas kecil harus didefinisikan, ditetapkan dengan tegas dan tidak berubah-ubah.

Untuk mengelola keuangan usaha, kamu perlu memanfaatkan aplikasi keuangan digital yang mempermudah pencatatan, alokasi dana berdasarkan kategori, hingga pengingat untuk transfer rutin ke rekening dana darurat.

Dalam hal ini, kamu perlu memilih layanan keuangan yang menguntungkan seperti Nyala Bisnis dari OCBC.

Nyala Bisnis adalah layanan untuk mengatur keuangan pribadi dan bisnis secara terpadu, dengan tiga keunggulan, yaitu dua rekening terpisah dalam satu layanan, bebas biaya transaksi, dan solusi digital yang bisa dinikmati.

Dalam pengelolaan dana, Nyala Bisnis menawarkan rekening bisnis yaitu Giro Business Smart dan pribadi melalui Tanda 360. Selain itu, kamu bisa memanfaatkan transaksi valas mudah dengan kurs kompetitif via OCBC mobile.

Nyala Bisnis juga menawarkan bebas biaya transaksi, meliputi:

• Bebas biaya transfer antar bank melalui ATM, OCBC Internet Banking, dan OCBC mobile dengan metode online dan SKN/LLG 50x per bulan;
• Bebas biaya administrasi rekening dan biaya di bawah saldo minimum;
• Bebas biaya tarik tunai di ATM Prima, Bersama, dan OCBC Singapore 50x per bulan.

Buka Nyala Bisnis melalui OCBC mobile sekarang juga!