Invoice dalam Bisnis: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya

Dalam dunia usaha, invoice memiliki peran penting sebagai dokumen transaksi. Simak penjelasan lengkap mengenai apa itu invoice, fungsi invoice, dan contoh penggunaannya dalam bisnis.

Setiap transaksi profesional membutuhkan pencatatan yang jelas. Invoice dalam bisnis hadir sebagai komponen kunci untuk mencatat detail penjualan antara penjual dan pembeli.

Banyak orang mengira invoice sama dengan kuitansi biasa. Padahal, dokumen ini memiliki peran yang lebih strategis dalam akuntansi perusahaan, bukan sekadar bukti penagihan jasa atau barang yang diberikan.

Secara lebih luas, invoice berfungsi sebagai alat pengendali arus keuangan (cash flow). Dokumen resmi ini membantu perusahaan melacak piutang secara akurat.

Dengan pencatatan yang rapi, operasional bisnis dapat berjalan lebih lancar dan profesional. Karena itu, untuk kamu yang berkutat dalam dunia bisnis, penting untuk memahami invoice.

Hal ini bertujuan untuk menghindari kesalahan bayar dan menjaga transparansi transaksi. Artikel ini akan membedah pengertian, fungsi vital, hingga berbagai contoh invoice yang sering digunakan dalam dunia bisnis.

Pengertian Invoice

Secara sederhana, invoice adalah dokumen tertulis yang berisi rincian transaksi antara penjual dan pembeli. Penjual menerbitkan dokumen ini sebagai pernyataan resmi mengenai barang atau jasa yang telah diberikan.

Dalam dunia profesional, invoice berfungsi sebagai permintaan pembayaran yang sah. Berbeda dengan nota kontan, invoice biasanya memiliki termin pembayaran (due date).

Dokumen ini menjadi dasar hukum yang kuat jika terjadi perselisihan transaksi di kemudian hari. Dalam konteks akuntansi, invoice berperan sebagai sumber data keuangan formal.

Dokumen ini wajib ada untuk kebutuhan administrasi internal maupun pelaporan pajak perusahaan. Tanpa invoice yang jelas, perusahaan akan kesulitan melacak aset dan kewajiban mereka.

Sebuah invoice yang akurat dan profesional setidaknya harus memuat data berikut:

• Identitas Transaksi: Mencakup nomor invoice unik, tanggal penerbitan, dan batas waktu pembayaran.
• Informasi Penjual & Pembeli: Nama perusahaan, alamat lengkap, serta kontak yang bisa dihubungi.
• Rincian Produk atau Jasa: Deskripsi barang, jumlah unit, harga satuan, dan total harga.
• Kalkulasi Biaya: Jumlah total yang harus dibayar, termasuk pajak (PPN) atau diskon jika ada.
• Instruksi Pembayaran: Detail nomor rekening bank atau metode pembayaran yang diterima.

Keberadaan komponen ini membantu memastikan setiap transaksi terekam secara sah. Dengan begitu, arus kas perusahaan menjadi lebih tertelusur dan transparan.

Baca Juga: 8 Cara Mengisi Kuitansi yang Benar, Lengkap Dengan Contohnya!

Fungsi Invoice dalam Pengelolaan Bisnis

Di balik perannya sebagai lembar tagihan, invoice merupakan instrumen manajerial yang menentukan kesehatan finansial sebuah organisasi. Dokumen ini bekerja sebagai jembatan informasi antara operasional penjualan dan sistem akuntansi.

Berikut fungsi-fungsi krusial invoice dalam menjaga stabilitas bisnis:

1. Instrumen Permintaan Pembayaran Resmi

Fungsi dasar invoice adalah sebagai alat tagih resmi dari penjual kepada pembeli. Melalui dokumen ini, pembeli mendapatkan informasi transparan mengenai jumlah nominal yang harus dibayar. Invoice juga mempertegas tanggal jatuh tempo sehingga kedua belah pihak memiliki kesepahaman waktu.

2. Bukti Sah Pembukuan dan Dokumen Legal

Invoice berfungsi sebagai dokumen hukum yang melindungi hak penjual dan kewajiban pembeli. Dalam akuntansi, dokumen ini menjadi bukti sah untuk mencatat transaksi ke dalam buku besar. Jika terjadi sengketa di kemudian hari, invoice merupakan rujukan utama yang diakui secara hukum.

3. Kendali Arus Kas (Cash Flow Management)

Invoice membantu tim keuangan memantau kesehatan cash flow secara berkala. Setiap dokumen yang diterbitkan memudahkan perusahaan melacak piutang (accounts receivable). Dengan begitu, bagian keuangan dapat memprediksi pendapatan yang akan masuk dan mengelola tagihan yang masih berjalan.

4. Dasar Pelaporan Pajak yang Akurat

Bagi perusahaan kena pajak, invoice adalah syarat mutlak dalam pelaporan pajak. Data di dalamnya digunakan untuk menghitung Pajak Pertambahan Nilai (PPN), baik pajak keluaran maupun pajak masukan. Dokumen yang rapi memastikan perusahaan patuh terhadap regulasi perpajakan yang berlaku.

5. Rujukan Valid untuk Rekonsiliasi Data

Jika terjadi ketidaksesuaian barang atau komplain dari pembeli, invoice menjadi alat verifikasi utama. Dokumen ini mencatat rincian produk, harga, dan jumlah yang telah disepakati sejak awal. Hal ini meminimalkan potensi perselisihan dan mempermudah proses rekonsiliasi data transaksi.

Struktur Invoice Bisnis

Setiap invoice dalam bisnis memiliki struktur umum yang serupa, meski formatnya dapat menyesuaikan kebutuhan perusahaan. Berikut unsur penting yang sebaiknya tercantum dalam sebuah invoice.

1. Identitas Penjual & Pembeli

Bagian ini menampilkan informasi lengkap tentang pihak yang terlibat, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Identitas penjual dibutuhkan agar pembeli tahu sumber resmi transaksi. Sementara identitas pembeli membantu penjual mencatat pelanggan dan menghindari kesalahan pengiriman barang atau data tagihan.

2. Nomor Invoice

Nomor invoice menjadi kode unik yang digunakan untuk menelusuri transaksi secara cepat. Penomoran ini umumnya mengikuti urutan kronologis, misalnya INV/2025/0123.

Dengan nomor tersebut, bagian keuangan bisa menemukan data transaksi tanpa perlu membuka banyak dokumen manual. Ini juga mempermudah penyusunan laporan penjualan serta audit internal.

3. Tanggal Invoice & Tanggal Jatuh Tempo

Kolom tanggal menunjukkan kapan invoice diterbitkan dan batas waktu pembayaran yang disepakati. Biasanya, perusahaan menentukan masa pembayaran 7 sampai 30 hari setelah penerbitan. Tanggal jatuh tempo penting untuk menghindari keterlambatan pembayaran sekaligus menjaga arus kas tetap stabil.

4. Rincian Barang/Jasa

Bagian ini berfungsi sebagai inti dari invoice. Di sini tercantum deskripsi produk atau jasa yang dijual, jumlah unit, harga per unit, total harga sebelum pajak, dan potongan bila ada.

Penulisan harus jelas agar pembeli bisa langsung memahami isi transaksi tanpa perlu klarifikasi tambahan. Jika jasa bersifat proyek, cantumkan periode pekerjaan atau fase penyelesaiannya.

5. Total Biaya

Total biaya mencakup subtotal nilai transaksi, pajak pertambahan nilai (PPN), serta biaya tambahan lain seperti ongkos kirim atau diskon khusus. Nilai akhir ini menjadi acuan bagi pembeli dalam melakukan pembayaran sesuai kesepakatan. Pencantuman angka secara rinci juga membantu menghindari kesalahan penghitungan.

6. Instruksi Pembayaran

Bagian akhir berisi informasi cara melakukan pembayaran, seperti nomor rekening perusahaan, nama bank, dan metode pembayaran yang diterima (transfer, giro, atau sistem pembayaran digital).

Agar memiliki gambaran yang lebih jelas, berikut struktur contoh invoice yang umum digunakan dalam transaksi bisnis standar:

PT TEKNOLOGI JAYA ABADI  Jl. Industri No. 45, Jakarta Selatan

Telepon: (021) 555-1234 | Email: finance@tekno-jaya.com

INVOICE

Kepada Yth: CV Maju Makmur

Jl. Merdeka No. 10, Bandung

No. Pelanggan: CUST-882

No. Invoice: INV/2025/12/001

Tanggal Invoice: 22 Desember 2025

Jatuh Tempo: 05 Januari 2026

Subtotal: Rp 7.000.000

PPN (11%): Rp 770.000 (PPN saat ini)

Total Tagihan: Rp 7.770.000

Informasi Pembayaran:  Bank Mandiri: 123-00-998877-6

A/N: PT Teknologi Jaya Abadi

Harap lampirkan bukti transfer saat melakukan konfirmasi pembayaran.

Hormat Kami,

(Tanda Tangan & Stempel)

Manager Keuangan

Terkadang juga disertakan catatan tambahan, misalnya konfirmasi pembayaran dikirim ke bagian keuangan atau lampiran kontak jika ada pertanyaan terkait transaksi.

Keberadaan invoice dalam bisnis tak bisa diabaikan. Dokumen ini tidak hanya membantu administrasi keuangan, tetapi juga menjaga hubungan profesional antara penjual dan pembeli.

Dengan sistem pencatatan yang rapi dan terdokumentasi, perusahaan dapat mengelola arus kas lebih baik sekaligus memenuhi kewajiban pajak dengan tepat waktu.

Untuk membuat pengelolaan keuangan bisnis lebih rapi, kamu juga perlu memikirkan pengelolaan keuangan yang baik. Untuk itu, kamu dapat menggunakan layanan perbankan yang memudahkan dalam mengelola keuangan.

Salah satu yang dapat kamu manfaatkan adalah Nyala Bisnis dari OCBC untuk pengelolaan Bisnis berbadan usaha seperti perseroan terbatas, perseroan atau perseroan terbatas perseorangan.

Nyala Bisnis adalah layanan saldo gabungan untuk mengatur keuangan pribadi dan bisnis secara terpadu. Ada keunggulan, yaitu dua rekening terpisah dalam satu layanan, bebas biaya transaksi, dan solusi digital.

Dalam pengelolaan dana, Nyala Bisnis menawarkan rekening bisnis yaitu Giro Business Smart dan pribadi melalui Tanda 360. Kamu bisa memanfaatkan transaksi valas mudah dengan kurs kompetitif via OCBC mobile.

Nyala Bisnis juga menawarkan bebas biaya transaksi, meliputi:

• Bebas biaya transfer antar bank melalui ATM, OCBC Internet Banking, dan OCBC mobile dengan metode online dan SKN/LLG 50x per bulan;
• Bebas biaya administrasi rekening dan biaya di bawah saldo minimum;
• Bebas biaya tarik tunai di ATM Prima, Bersama, dan OCBC Singapore 50x per bulan.

Di samping pengelolaan keuangan, Nyala Bisnis juga membuka akses pinjaman kepada para pelaku bisnis. Ada empat produk pinjaman yang ditawarkan yaitu Kredit Modal Kerja, Kredit Investasi, Kredit Pembelian Properti Komersial, dan  KTA Cashbiz.

Banyak sekali keuntungan yang bisa kamu dapatkan saat bergabung dengan Nyala Bisnis dari OCBC. Jadi buruan, segera daftar Nyala Bisnis sekarang juga melalui aplikasi OCBC mobile!

Baca Juga: 5 Cara Mengelola Kas Kecil Agar Tidak Bocor